Zum Inhalt wechselnAuftragserfassung: Alle Bestellungen an einem Ort
Auftragserfassung heißt: jede Bestellung aus Shop, Marktplatz, Telefon und B2B sauber ins System bringen. Wir zeigen Import vs. manuelle Erfassung und typische Fehler.
Inhaltsverzeichnis
- Was Auftragserfassung wirklich bedeutet
- Automatischer Bestellimport: der Normalfall
- Manuelle Auftragserfassung: Telefon, B2B, Sonderfälle
- Typische Fehler – und wie du sie vermeidest
- So setzt du das mit einer Lagerverwaltung wie beeShip um
- Rechtliches kurz eingeordnet
- Was du mitnehmen kannst
- Häufige Fragen zur Auftragserfassung
Auftragserfassung ist das Erfassen und Zusammenführen aller Kundenbestellungen in einem System – automatisch per Import aus Shop oder Marktplatz oder manuell, etwa bei Telefon-, E-Mail- oder B2B-Bestellungen. Sie ist die Grundlage für Versand, Bestandsführung und Buchhaltung.
- Auftragserfassung ist mehr als Tippen: Es geht um vollständige, korrekte Daten aus allen Kanälen – Shop, Marktplatz, Telefon, B2B.
- Automatischer Bestellimport spart Zeit, ersetzt aber nicht die Kontrolle von Adressen, Artikeln und Zahlungsstatus.
- Viele Versandfehler entstehen nicht erst im Lager, sondern schon bei der Erfassung – falsche Adresse, falscher Artikel, doppelte Bestellung.
Auftragserfassung beginnt oft mit so einer Szene (ein Beispiel): Es ist Montag, 8:12 Uhr. Du öffnest dein WMS und siehst 214 offene Bestellungen – 180 aus dem Shop, 22 vom Marktplatz, 12 per Telefon reingekommen. Eine davon ist die B2B-Bestellung von Freitag, die deine Kollegin handschriftlich notiert hat. Auf dem Zettel steht „3x Kabel, bitte Express“. Nur: Welche Kabel? Welcher Kunde? Und warum steht die Bestellung nicht im System?
Genau hier setzt die Auftragserfassung an. Nicht im Lager, nicht beim Versandetikett – sondern in dem Moment, in dem eine Bestellung ins System kommt. Wer das sauber aufsetzt, hat später weniger Diskussionen mit Kunden, weniger Retouren und weniger Nachfragen im Team.
Was Auftragserfassung wirklich bedeutet
Auftragserfassung umfasst alles, was zwischen „Kunde bestellt“ und „Lager weiß Bescheid“ passiert. Dazu gehören:
- Bestelldaten aufnehmen – Artikel, Menge, Preis, Liefer- und Rechnungsadresse, Zahlungsart.
- Bestellungen zusammenführen – aus Shop, Marktplatz, Telefon, E-Mail oder B2B-Portal an einer Stelle.
- Daten prüfen – ist die Adresse plausibel? Gibt es den Artikel noch? Passt der Preis?
- Status setzen – offen, bezahlt, in Bearbeitung, versendet.
Klingt selbstverständlich. In der Praxis sehen wir bei Händlern aber genau hier die meisten Stolpersteine – und die schlagen später voll durch.
Automatischer Bestellimport: der Normalfall
Bei den meisten Onlinehändlern läuft der Großteil der Auftragserfassung automatisch. Der Shop oder Marktplatz schickt die Bestellung per Schnittstelle ins Warenwirtschafts- oder Lagersystem, das System legt sie an, ordnet sie dem Kunden zu und wartet auf den nächsten Schritt.
Was automatisch passiert, ist im Alltag oft unsichtbar – bis etwas schiefgeht. Typische Beispiele:
- Der Kunde hat sich bei der Adresse vertippt („Musterstrase 12“).
- Ein Artikel wurde im Shop umbenannt, die SKU passt nicht mehr.
- Eine Bestellung kommt doppelt rein, weil der Shop-Connector zweimal synchronisiert hat.
- Ein Gutschein wurde im Shop eingelöst, aber der Rabatt ist im WMS nicht sichtbar.
Automatik ist kein Freifahrtschein. Sie ist ein sehr guter Anfang – aber du brauchst eine Kontrolle, die schnell auffällt, wenn etwas nicht stimmt.
Filtere offene Bestellungen regelmäßig nach Auffälligkeiten: fehlende Hausnummer, unbekannte SKU, abweichender Zahlungsstatus. Ein kurzer Check am Morgen spart oft viel Nacharbeit am Nachmittag.
Manuelle Auftragserfassung: Telefon, B2B, Sonderfälle
Nicht jede Bestellung kommt aus dem Shop. Gerade im B2B, im Großhandel oder bei erklärungsbedürftigen Produkten läuft viel über Telefon, E-Mail oder ein Kundenportal. Diese Aufträge manuell zu erfassen ist völlig normal – aber es ist auch die fehleranfälligste Variante.
Was dabei typischerweise passiert:
- Bestellungen werden auf Notizzetteln, in Excel oder im Mailpostfach „zwischengelagert“.
- Mengen und Artikelnummern werden aus dem Gedächtnis eingetragen.
- Sonderwünsche („Rechnung an die Buchhaltung“, „Lieferung an Packstation“) landen nicht im System.
- Doppelte Erfassung: einmal im Shop, einmal manuell – und plötzlich ist der Artikel zweimal reserviert.
Wenn du manuell erfasst, dann bitte an einer Stelle, mit klaren Pflichtfeldern und sofortiger Prüfung. Ein Zettel neben der Tastatur ist kein Auftragserfassungssystem. Saubere Artikelnummern helfen dabei – mehr dazu im Lexikon-Beitrag zur SKU.
Typische Fehler – und wie du sie vermeidest
Wir sehen bei Händlern immer wieder dieselben Muster. Keine davon ist exotisch, alle sind vermeidbar.
| Fehler | Was passiert | Was hilft |
|---|---|---|
| Adresse nicht geprüft | Paket kommt zurück oder geht an falschen Empfänger | Pflichtfelder + Plausibilitätscheck vor dem Etikett |
| Artikelnummer falsch zugeordnet | Falscher Artikel wird gepackt | SKU-Abgleich beim Import, klare Artikelstammdaten |
| Bestellung doppelt erfasst | Doppelter Versand, doppelte Rechnung | Externe Bestellnummer als eindeutige Referenz |
| Zahlungsstatus unklar | Ware geht raus, Geld kommt nicht | Status aus Shop übernehmen und sichtbar machen |
| Sonderwünsche verloren | Kunde beschwert sich, Retoure | Notizfeld oder Tag direkt bei der Erfassung |
Wenn du eine Bestellung manuell erfasst, mach es sofort und vollständig. Nachträglich aus dem Gedächtnis rekonstruieren kostet mehr Zeit als die zwei Minuten beim Telefonat.
So setzt du das mit einer Lagerverwaltung wie beeShip um
In beeShip laufen Bestellungen aus allen verbundenen Vertriebskanälen in einer zentralen Bestellungsverwaltung zusammen. Du filterst nach Datum, Status, Tags, Versandanbieter und Quelle oder suchst direkt nach der internen oder externen Bestellnummer. In der Detailansicht siehst du Positionen, Liefer- und Rechnungsadresse, Zahlungsstatus, Versandinfos und den E-Mail-Verlauf – und kannst Adressen direkt korrigieren, bevor das Etikett gedruckt wird.
Bestellungen, die nicht automatisch reinkommen, legst du über „Bestellung manuell anlegen“ selbst an. Über Wenn-/Dann-Regeln kannst du Bestellungen automatisch einfärben, etwa um wichtige Aufträge auf einen Blick zu erkennen. Nach dem Etikettendruck setzt beeShip den Status automatisch auf versendet und meldet ihn samt Tracking an den Shop zurück. Einen Überblick über die Funktionen findest du auf der Seite zur Auftragsverarbeitung.
Rechtliches kurz eingeordnet
Bei der Auftragserfassung tauchen regelmäßig rechtliche Fragen auf – etwa zur Widerrufsfrist oder zu Pflichtangaben. Das 14-tägige Widerrufsrecht im Fernabsatz gilt nur für Verbraucher (§ 355 BGB), nicht im B2B-Geschäft. Für Rechnungen gelten die Pflichtangaben nach § 14 UStG. Erfasse deshalb von Anfang an, ob ein Auftrag von einem Verbraucher oder einem Unternehmen kommt.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Wenn du unsicher bist, kläre die konkrete Frage mit deiner Steuerberatung oder einem Anwalt.
Was du mitnehmen kannst
- Auftragserfassung ist die erste Qualitätsstufe im Versand. Fehler hier kosten später Zeit, Geld und Nerven.
- Automatischer Import deckt den Normalfall ab – manuelle Erfassung braucht klare Regeln und Pflichtfelder.
- Die externe Bestellnummer ist dein wichtigster Anker gegen doppelte Aufträge.
Auftragserfassung ist kein Verwaltungsschritt, sondern der Moment, in dem du entscheidest, wie ruhig dein Lager morgen läuft.
Team beeShip
Häufige Fragen zur Auftragserfassung
Was ist der Unterschied zwischen Auftragserfassung und Auftragsabwicklung?
Auftragserfassung ist der erste Schritt: Bestelldaten aufnehmen und ins System bringen. Auftragsabwicklung umfasst alles danach – Kommissionieren, Packen, Versand, Rechnung und Tracking. Beides gehört zusammen, ist aber nicht dasselbe.
Muss ich jede Bestellung manuell prüfen?
Nein. Bei automatischem Import reicht eine gezielte Kontrolle von Auffälligkeiten – etwa fehlende Hausnummern, unbekannte SKUs oder unklarer Zahlungsstatus. Eine vollständige manuelle Prüfung jeder Bestellung ist auf Dauer nicht wirtschaftlich.
Was mache ich, wenn eine Bestellung doppelt reinkommt?
Prüfe die externe Bestellnummer. Sie ist in der Regel eindeutig. Wenn dein System diese Nummer als Referenz nutzt, kannst du Duplikate schnell erkennen und eine der Bestellungen stornieren, bevor Ware rausgeht.
Werden Adressänderungen an meinen Shop zurückgemeldet?
Das hängt vom System ab. In beeShip dienen Adresskorrekturen dem Versand – im Shop bleibt die Originaladresse erhalten. Wenn du eine Rückmeldung brauchst, kläre das mit deinem Shop-Anbieter oder deinem System.
Wie erfasse ich B2B-Bestellungen am besten?
An einer Stelle, mit Pflichtfeldern und sofortiger Prüfung. Wenn dein WMS eine manuelle Bestellanlage unterstützt, nutze sie statt Zettel oder Excel. So bleibt die Bestellung vom ersten Moment an im gleichen Ablauf wie Shop-Bestellungen.
Wir bauen Lagersoftware für Onlinehändler und Fulfiller im DACH-Raum – damit dein Lager schneller, fehlerfreier und unabhängiger versendet.
Klingt nach deinem Lager?
Dann zeigen wir dir gern, wie andere Händler es mit beeShip lösen – ehrlich, konkret und ohne Verkaufsdruck.
- Verdopple deine Versandkapazität
- Bis zu 99,9 % weniger Versandfehler
- Plug & Play mit Billbee, Shopify & Co.