Zum Inhalt wechselnInventurpflicht: Wer zählen muss und wer befreit ist
Inventurpflicht einfach erklärt: Wer nach § 240 HGB zählen muss, wer als Einzelkaufmann befreit ist, welche Fristen gelten und wie du die Bestandsaufnahme im Lager stressfrei vorbereitest.
Inhaltsverzeichnis
- Wer muss überhaupt inventieren?
- Wann bin ich als Einzelkaufmann von der Inventurpflicht befreit?
- Inventurpflicht: Welche Fristen und Formen gibt es?
- Was passiert, wenn ich die Inventurpflicht ignoriere?
- Wie bereite ich eine Inventur im Lager praktisch vor?
- Was hat es mit FIFO, LIFO und dem MHD auf sich?
- So setzt du das mit einer Lagerverwaltung wie beeShip um
- Was muss ich bei der Aufbewahrung beachten?
- Häufige Fragen zur Inventurpflicht
Die Inventurpflicht verpflichtet Kaufleute nach §§ 240, 241 HGB, zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufzustellen – Waren und Vorräte werden dafür meist gezählt. Kleine Einzelkaufleute können nach § 241a HGB befreit sein.
- Die Inventurpflicht nach §§ 240, 241 HGB trifft Kaufleute: Zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Schluss jedes Geschäftsjahres muss ein Inventar aufgestellt werden.
- Einzelkaufleute unter den Schwellenwerten des § 241a HGB können befreit sein – GmbH, UG und Personenhandelsgesellschaften nicht.
- Verlegte, permanente oder Stichprobeninventur erleichtern die Arbeit; Inventare sind zehn Jahre aufzubewahren.
„Muss ich als kleiner Onlinehändler überhaupt inventieren?“ Diese Frage hören wir oft – meistens im Dezember, wenn der Jahresabschluss näher rückt und im Lager gerade die Vorweihnachtszeit tobt. Die kurze Antwort: Die Inventurpflicht trifft dich in der Regel, sobald du Kaufmann bist. Die längere Antwort hängt davon ab, welche Rechtsform du hast und wie groß dein Betrieb ist.
Die Inventurpflicht ist keine Schikane des Gesetzgebers, sondern die Grundlage dafür, dass dein Warenbestand in der Bilanz überhaupt stimmt. Wer nicht weiß, was im Regal liegt, kann auch seinen Gewinn nicht sauber ermitteln. Klingt logisch, oder? Trotzdem tauchen bei Händlern immer wieder die gleichen Stolpersteine auf – von der fehlenden Vorbereitung bis zur Zählung, die dann doch nur „geschätzt“ wurde.
Wer muss überhaupt inventieren?
Die Pflicht trifft Kaufleute nach § 240 HGB. Konkret: Jeder Kaufmann muss zu Beginn seines Handelsgewerbes und zum Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen – also seine Vermögensgegenstände und Schulden genau verzeichnen. Für Waren und Vorräte heißt das in der Regel: körperlich zählen, messen oder wiegen und das Ergebnis festhalten. Das gilt für Kapitalgesellschaften (GmbH, UG) genauso wie für Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG) und Einzelkaufleute.
Wer im Handelsregister steht, ist in der Regel Kaufmann. Und wer einen Gewerbebetrieb mit kaufmännischer Organisation führt, ebenfalls. Für viele Onlinehändler heißt das: Die Inventurpflicht gilt. Und auch wer kein Kaufmann ist, kann steuerlich buchführungspflichtig sein (§ 141 AO) – dann gehört eine Bestandsaufnahme ebenfalls dazu.
Wann bin ich als Einzelkaufmann von der Inventurpflicht befreit?
Hier kommt § 241a HGB ins Spiel. Einzelkaufleute, die an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen zwei Schwellenwerte nicht überschreiten, sind von der Buchführungspflicht und damit auch von der Inventurpflicht befreit. Die Schwellenwerte liegen bei 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss. Wichtig: Beide Werte müssen unterschritten werden, und zwar an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen. Die genauen Beträge und Bedingungen ändern sich gelegentlich – prüfe die aktuellen Werte im Gesetzestext auf gesetze-im-internet.de oder frag deine Steuerberatung. Achtung: Die handelsrechtliche Befreiung sagt nichts über eine steuerliche Buchführungspflicht nach § 141 AO aus. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Diese Befreiung gilt nur für Einzelkaufleute. Eine GmbH, UG, OHG oder KG kann sich nicht darauf berufen – hier bleibt die Inventurpflicht bestehen, unabhängig von der Größe.
Selbst wenn du befreit bist: Eine grobe Bestandsaufnahme einmal im Jahr tut dir gut. Du erkennst Schwund, Fehlbestände und Ladenhüter – und sparst dir böse Überraschungen bei der nächsten größeren Bestellung. Die Befreiung von der Pflicht ist kein Freifahrtschein für Blindflug.
Inventurpflicht: Welche Fristen und Formen gibt es?
Die körperliche Inventur muss am Abschlussstichtag erfolgen – also am Ende deines Geschäftsjahres. Es gibt aber Erleichterungen:
- Stichtagsinventur: Zählung zeitnah zum Bilanzstichtag – in der Regel innerhalb von zehn Tagen davor oder danach, wenn du Zu- und Abgänge bis zum Stichtag nachvollziehbar fort- bzw. zurückrechnest.
- Verlegte Inventur: Zählung innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Stichtag; der Bestand wird wertmäßig auf den Stichtag fort- bzw. zurückgerechnet (§ 241 Abs. 3 HGB).
- Permanente Inventur: Statt einer großen Zählung am Stichtag wird der Bestand laufend im System fortgeschrieben; jeder Artikel muss trotzdem mindestens einmal im Geschäftsjahr körperlich gezählt werden. Mehr dazu findest du in unserem Lexikon-Beitrag zur permanenten Inventur.
- Stichprobeninventur: Zählung einer repräsentativen Auswahl, wenn ein anerkanntes Verfahren die Hochrechnung erlaubt.
Was passiert, wenn ich die Inventurpflicht ignoriere?
Ohne Inventur ist deine Buchführung nicht ordnungsgemäß. Das Finanzamt kann dann die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO) – und Schätzungen fallen selten zu deinen Gunsten aus. In einer Unternehmenskrise oder Insolvenz können Buchführungsmängel sogar strafrechtliche Folgen haben. Auch der Jahresabschluss verliert seine Aussagekraft, was bei Bankgesprächen oder Investorengesprächen unangenehm wird.
Wer kurz vor dem Abschluss hektisch anfängt zu zählen – ohne System, ohne Vorbereitung –, macht viele Fehler. Das kostet am Ende mehr Zeit als eine gut geplante Inventur.
Wie bereite ich eine Inventur im Lager praktisch vor?
Die beste Inventur ist die, die kaum auffällt. Das klingt paradox, ist aber so: Wer sein Lager das Jahr über sauber führt, hat am Stichtag wenig Stress. Unsere Checkliste aus der Praxis:
- Lagerorte klar beschriften: Jedes Regal, jede Kiste, jeder Platz hat eine eindeutige Kennung. Sonst zählst du doppelt oder gar nicht.
- Zählteams einteilen: Zwei Personen zählen unabhängig voneinander – das reduziert Fehler deutlich.
- Wareneingänge und -ausgänge stoppen: Am Stichtag darf nichts mehr bewegt werden, sonst zählst du Geister.
- Hilfsmittel bereitstellen: Scanner, Listen, Stifte, Taschenrechner – und Kaffee. Klingt banal, spart aber Zeit.
- Nachzählung planen: Abweichungen über einer definierten Toleranz werden nachgezählt, nicht einfach hingenommen.
Ein häufiger Stolperstein: Retouren, die noch nicht eingelagert sind, oder Ware, die schon kommissioniert, aber noch nicht versandt wurde. Kläre vorher, wie du damit umgehst.
Was hat es mit FIFO, LIFO und dem MHD auf sich?
Hier werden zwei Dinge oft durcheinandergeworfen: die Bewertungsverfahren für die Bilanz und die physischen Lagerprinzipien im Regal.
Bewertung: Handelsrechtlich sind sowohl FIFO (First In, First Out) als auch LIFO (Last In, First Out) zulässig, geregelt in § 256 HGB. Steuerlich ist als Verbrauchsfolgeverfahren nur LIFO erlaubt, siehe § 6 Abs. 1 Nr. 2a EStG. Das ist reine Buchhaltung – mit deiner Regalordnung hat das erstmal nichts zu tun.
Physisches Lager: Hier geht es darum, welche Ware zuerst rausgeht. FIFO oder FEFO (First Expired, First Out) sind übliche Prinzipien, damit nichts verdirbt. Wichtig: Das Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) ist nicht dasselbe wie das Verbrauchsdatum. Nach Ablauf des Verbrauchsdatums darf Ware nicht mehr in Verkehr gebracht werden – das regelt Art. 24 der VO (EU) 1169/2011. Ware mit abgelaufenem MHD darf dagegen weiter verkauft werden; du bist dann aber selbst dafür verantwortlich, dass sie einwandfrei ist.
Seriennummern sind übrigens nur in bestimmten Bereichen Pflicht, etwa bei Medizinprodukten (UDI) oder verschreibungspflichtigen Arzneimitteln (securPharm). Für die normale Inventur reicht in der Regel die Mengenerfassung.
So setzt du das mit einer Lagerverwaltung wie beeShip um
Mit einer Lagerverwaltung wie beeShip wird die Inventur entspannter. Du erstellst eine Inventur direkt in der mobilen App, zählst Artikel per Scan – EAN, SKU oder Lagerort – und siehst die erwartete Menge neben deiner Zählung. Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig an derselben Inventur arbeiten. Auf dem Desktop kontrollierst du die Abweichungen und führst die Inventur über die Status „Abgeschlossen“ und „Überprüft“ bzw. „Genehmigt“ zum Ende. Danach überträgst du den gezählten Bestand an Billbee oder in die beeShip-Datenbank. Ein vollständiger Bericht und ein Steuerberater-Bericht lassen sich als CSV exportieren. Mehr dazu findest du unter beeship.io/inventur und speziell für die Billbee-Anbindung unter beeship.io/billbee-inventur.
Was muss ich bei der Aufbewahrung beachten?
Das Inventar und alle dazugehörigen Unterlagen – Zählprotokolle, Auswertungen, Berichte – müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Das ergibt sich aus § 257 HGB und § 147 AO; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Inventar aufgestellt wurde. In der Praxis heißt das: Digital ablegen, aber sicher. Eine ordentliche Ordnerstruktur nach Jahr und Lagerort hilft, wenn Jahre später jemand nachfragt.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Häufige Fragen zur Inventurpflicht
Gilt die Inventurpflicht auch für kleine Onlinehändler?
Ja, sofern du Kaufmann im Sinne des HGB bist. Einzelkaufleute unterhalb der Schwellenwerte des § 241a HGB können befreit sein. Kapitalgesellschaften wie GmbH oder UG sind nie befreit. Auch eine steuerliche Buchführungspflicht nach § 141 AO ist möglich. Im Zweifel frag deine Steuerberatung.
Was passiert, wenn ich die Inventur nicht mache?
Das Finanzamt kann den Bestand schätzen – meist zu deinem Nachteil. Außerdem verliert dein Jahresabschluss an Aussagekraft. Im Krisen- oder Insolvenzfall können Buchführungsmängel zudem strafrechtlich relevant werden.
Muss ich wirklich körperlich zählen?
Grundsätzlich ja, aber es gibt Erleichterungen: verlegte Inventur, permanente Inventur oder Stichprobeninventur. Die permanente Inventur ersetzt die Stichtagszählung, wenn das System den Bestand laufend nachvollziehbar fortschreibt – jeder Artikel wird aber mindestens einmal im Jahr gezählt.
Wie lange muss ich die Inventurunterlagen aufbewahren?
Zehn Jahre. Das ergibt sich aus § 257 HGB und § 147 AO. Dazu gehören das Inventar selbst sowie alle Zählprotokolle und Auswertungen.
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