Zum Inhalt wechselnArtikelnummer: Arten, Nummernsysteme und Tipps fürs Lager
Welche Arten von Artikelnummern gibt es, ist ein sprechendes oder fortlaufendes Nummernsystem besser und wie hältst du Nummern in Shop, Billbee und Lager gleich? Mit Tabellen und Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Artikelnummer?
- Welche Arten von Artikelnummern gibt es?
- Sprechende oder nicht sprechende Artikelnummer?
- Wie setze ich ein Nummernsystem in 5 Schritten auf?
- Wie vergibst du Artikelnummern für Varianten und Bundles?
- Welche Fehler passieren bei Artikelnummern am häufigsten?
- Welche Rolle spielt die Artikelnummer im Lager?
- Wie gleichst du Artikelnummern zwischen Shop, Billbee und Lager ab?
- Häufige Fragen zur Artikelnummer
Eine Artikelnummer ist eine Kennung, mit der ein Artikel eindeutig bestimmt wird. Der Begriff umfasst die interne Nummer des Händlers (SKU), die Hersteller- und Lieferanten-Artikelnummer, die EAN/GTIN und Marktplatz-IDs wie die ASIN.
- Die Artikelnummer ist der Oberbegriff für alle Nummern, die einen Artikel kennzeichnen: deine interne Nummer, die Nummer des Herstellers, die des Lieferanten, die EAN und Marktplatz-IDs wie die ASIN.
- Für dein Lager zählt vor allem eine Nummer: die interne Artikelnummer. Alle anderen Nummern ordnest du ihr zu.
- Ob sprechend oder fortlaufend: Wichtig ist, dass dein Nummernsystem eindeutig, einheitlich und dauerhaft ist und in Shop, Warenwirtschaft und Lager gleich verwendet wird.
Auf dem Lieferschein steht eine Nummer, auf dem Karton eine zweite, im Shop eine dritte und bei Amazon eine vierte. Alle meinen denselben Artikel. Welche davon ist jetzt die Artikelnummer?
Die ehrliche Antwort: alle. „Artikelnummer“ ist ein Sammelbegriff. Hersteller, Lieferanten, Marktplätze und du selbst vergeben jeweils eigene Nummern für dasselbe Produkt. Das ist normal und kein Problem, solange klar ist, welche Nummer wofür da ist.
In diesem Lexikon-Eintrag erfährst du, welche Arten von Artikelnummern es gibt, welches Nummernsystem zu dir passt und wie du Artikelnummern so pflegst, dass Wareneingang, Picken und Packen ohne Rückfragen laufen.
Was ist eine Artikelnummer?
Eine Artikelnummer ist eine Kennung, mit der ein Artikel eindeutig bestimmt wird. Sie kann aus Ziffern, Buchstaben oder einer Mischung bestehen. Andere Begriffe dafür sind Artikel-Nr., Art.-Nr., Produktnummer, Materialnummer oder im Englischen Item Number.
Der Zweck ist immer gleich: Statt „das schwarze Ladekabel, zwei Meter, das mit dem Winkelstecker“ zu sagen, nennst du eine Nummer. Die versteht jedes System und jede Person im Lager auf dieselbe Weise.
Spannend wird es, weil fast jeder Beteiligte in der Lieferkette seine eigene Nummer vergibt. Die Frage ist also selten „Haben wir eine Artikelnummer?“, sondern „Welche Artikelnummer nutzen wir wofür?“.
Welche Arten von Artikelnummern gibt es?
Im Onlinehandel begegnen dir vor allem fünf Arten. Sie unterscheiden sich darin, wer sie vergibt und wo sie gelten.
| Art | Wer vergibt sie | Wofür | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Interne Artikelnummer (SKU) | Du als Händler | Bestand, Lagerplatz, Picken und Packen in deinem eigenen System | KAB-USBC-2M-SW |
| Hersteller-Artikelnummer (MPN) | Der Hersteller | Eindeutige Bezeichnung des Produkts beim Hersteller, oft für Ersatzteile und Technik | XC-2040-B |
| Lieferanten-Artikelnummer | Dein Lieferant oder Großhändler | Nachbestellung, Abgleich von Bestellung und Lieferschein | 100-55821 |
| EAN / GTIN | Hersteller über GS1 | Weltweit eindeutige Nummer, scanbar als Barcode, oft Pflicht auf Marktplätzen | 13-stellige Zahl |
| ASIN | Amazon | Kennung eines Produkts im Amazon-Katalog | 10-stellige Kennung aus Buchstaben und Ziffern |
Die interne Artikelnummer ist im E-Commerce meist das, was man SKU nennt. Was eine SKU genau ist und wie sie sich von EAN und Seriennummer abgrenzt, erklärt unser eigener Lexikon-Eintrag. Hier geht es um das große Ganze: wie die verschiedenen Nummern zusammenspielen.
Welche Nummer ist die wichtigste?
Für dein Lager ist es die interne Artikelnummer. Sie ist die einzige, über die du selbst bestimmst. Hersteller ändern ihre Nummern, Lieferanten wechseln, Marktplätze kommen dazu. Deine interne Nummer bleibt. Alle anderen Nummern hängst du als zusätzliche Felder an diesen einen Artikel.
Sprechende oder nicht sprechende Artikelnummer?
Bevor du die erste Nummer vergibst, triffst du eine Grundsatzentscheidung. Eine sprechende Artikelnummer enthält Informationen, die man lesen kann, zum Beispiel Kategorie, Farbe oder Größe. Eine nicht sprechende Artikelnummer ist eine reine Zählnummer wie 100245, 100246, 100247.
| Kriterium | Sprechend (z. B. HD-NORD-SW-XL) | Nicht sprechend (z. B. 100245) |
|---|---|---|
| Lesbarkeit im Lager | Man erkennt sofort, was gemeint ist | Ohne System oder Etikett keine Aussage |
| Vergabe neuer Nummern | Braucht feste Regeln und Abkürzungen | Einfach die nächste Zahl nehmen |
| Risiko bei Änderungen | Ändert sich ein Merkmal, passt die Nummer nicht mehr | Nummer bleibt immer gültig |
| Länge | Wird bei vielen Merkmalen schnell lang | Kurz und gleich lang |
| Fehler beim Tippen | Verwechslungen bei ähnlichen Abkürzungen möglich | Zahlendreher möglich |
| Passt gut zu | Mode, Varianten-Sortimente, kleinen Teams | Großen Sortimenten mit vielen ähnlichen Artikeln |
Viele Händler fahren mit einem Mischsystem gut: ein kurzes, lesbares Präfix für die Warengruppe und dahinter eine laufende Nummer, zum Beispiel TEE-0042. So erkennt dein Team die Kategorie auf einen Blick, und die Nummer muss trotzdem nie umgebaut werden.
Wie setze ich ein Nummernsystem in 5 Schritten auf?
Ein Nummernsystem musst du nur einmal gut planen. Danach vergibst du neue Artikelnummern fast nebenbei.
- Bestand aufnehmen: Exportiere alle Artikel aus Shop und Warenwirtschaft. Schau, welche Nummern es schon gibt, wo es Lücken gibt und wo eine Nummer doppelt vorkommt.
- System festlegen: Entscheide dich für sprechend, fortlaufend oder ein Mischsystem. Lege fest, wie lang eine Nummer höchstens sein darf und welche Zeichen erlaubt sind. Buchstaben, Ziffern und Bindestrich reichen.
- Regeln aufschreiben: Erstelle eine kurze Liste mit Präfixen für Warengruppen und Abkürzungen für Merkmale. Diese Liste bekommt jeder, der Artikel anlegt.
- Fremdnummern zuordnen: Trage zu jeder internen Artikelnummer die EAN, die Hersteller- und die Lieferanten-Artikelnummer in eigene Felder ein. So findest du den Artikel über jede dieser Nummern wieder.
- Testen und einführen: Probiere das System mit einer kleinen Warengruppe aus. Drucke Etiketten, scanne sie, schicke eine Testbestellung durch. Erst wenn alles passt, stellst du den Rest um.
Nummeriere bestehende Artikel nur um, wenn es wirklich nötig ist. Alte Bestellungen, Retouren und Auswertungen hängen an der bisherigen Nummer. Wenn du umstellen musst, führe eine Tabelle „alte Nummer – neue Nummer“ und stelle zu einem ruhigen Zeitpunkt um, zum Beispiel direkt nach einer Inventur.
Wie vergibst du Artikelnummern für Varianten und Bundles?
Varianten
Alles, was du getrennt zählst und lagerst, braucht eine eigene Artikelnummer. Ein Pullover in drei Farben und vier Größen ergibt zwölf Artikelnummern. Im Shop gibt es dazu oft einen Vaterartikel, der die Varianten bündelt. Der Vaterartikel selbst liegt aber nicht im Regal. Bestand und Lagerplatz gehören immer zur einzelnen Variante.
Bei sprechenden Nummern hilft ein fester Stamm: HD-NORD als Modell, dahinter Farbe und Größe. Bei fortlaufenden Nummern bekommt jede Variante einfach die nächste freie Zahl, und die Merkmale stehen in eigenen Feldern.
Bundles und Stücklisten
Ein Bundle, etwa ein Geschenkset aus Tee und Tasse, bekommt eine eigene Artikelnummer für den Verkauf. Wichtig ist aber, dass auch jedes Einzelteil eine eigene Artikelnummer hat. Wird das Set erst bei der Bestellung zusammengestellt, ist es eine Stückliste: Sie verweist auf die Nummern der Einzelteile, und das Lager pickt genau diese Teile.
Welche Fehler passieren bei Artikelnummern am häufigsten?
- Umnummerieren ohne Plan: Eine Nummer wird geändert, aber nicht überall. Shop und Lager sprechen dann über zwei verschiedene Artikel.
- Doppelte Nummern: Zwei Artikel teilen sich eine Nummer, oft nach einem Import oder wenn mehrere Leute Artikel anlegen. Das führt zu falschen Paketen und schiefen Beständen.
- Sonderzeichen: Zeichen wie /, %, &, * oder # machen beim Datenaustausch zwischen Systemen Probleme. Auch Leerzeichen am Anfang oder Ende sind tückisch, weil man sie nicht sieht.
- Lieferantennummer als eigene Nummer: Das spart am Anfang Arbeit. Wechselst du aber den Lieferanten, passt dein ganzes System nicht mehr.
- Nummern wiederverwenden: Ein Artikel läuft aus, seine Nummer geht an einen neuen. Alte Auswertungen und Retouren landen dann beim falschen Produkt.
- Führende Nullen verlieren: Tabellenprogramme machen aus 00123 gerne 123. Prüfe Exporte und Importe deshalb immer, bevor du sie einspielst.
Welche Rolle spielt die Artikelnummer im Lager?
Im Lager wird die Artikelnummer zur Arbeitsgrundlage. Sie steht auf dem Etikett, auf der Pickliste und auf dem Lieferschein. Damit sie wirklich hilft, sollten drei Dinge zusammenpassen.
- Etiketten: Jeder Artikel trägt einen Barcode. Hat er eine EAN, kannst du diese nutzen. Hat er keine, druckst du deine interne Artikelnummer als Barcode. Code 128 eignet sich dafür, weil er Buchstaben und Ziffern abbildet.
- Scannen: Wird beim Picken und Packen gescannt statt abgelesen, fallen Verwechslungen sofort auf. Das funktioniert nur, wenn jede Nummer eindeutig ist.
- Lagerplatz: Die Artikelnummer sagt, was es ist, der Lagerplatz sagt, wo es liegt. Ein klares Schema wie Zone-Regal-Ebene-Fach sorgt dafür, dass dein Team jeden Artikel schnell findet.
Für Artikel mit Haltbarkeit oder Produktionslos kommt eine weitere Nummer dazu: die Chargennummer. Sie ersetzt die Artikelnummer nicht, sondern ergänzt sie um die Information, aus welcher Produktion ein Stück stammt.
Wie gleichst du Artikelnummern zwischen Shop, Billbee und Lager ab?
Die meisten Händler arbeiten mit mehreren Systemen: einem oder mehreren Shops, oft einer Warenwirtschaft wie Billbee und einem Lagersystem. Damit eine Bestellung beim richtigen Artikel landet, müssen alle Systeme dieselbe Nummer kennen. So gehst du vor:
- Ein führendes System bestimmen: Lege fest, wo Artikel und Nummern gepflegt werden. Die anderen Systeme übernehmen sie von dort.
- Primären Identifikator festlegen: Arbeitest du mit Artikelnummer und EAN, entscheide, welche davon die Hauptnummer ist.
- Abgleich per Liste: Exportiere die Artikel aus allen Systemen und vergleiche die Nummern. Fehlende, doppelte oder abweichende Nummern korrigierst du im führenden System.
- Neue Artikel nur mit Nummer: Ein Artikel geht erst online, wenn er seine Artikelnummer hat. So landet die erste Bestellung nicht ohne Zuordnung im Lager.
So arbeitet beeShip mit Artikelnummern
In beeShip ist die SKU die interne Artikelnummer jedes Artikels. In der Artikelübersicht siehst du pro Artikel SKU, EAN/Barcode und Namen, dazu den Bestand pro Lager und Lagerort. Auch der Hersteller lässt sich in den Stammdaten hinterlegen. Über das Mapping verknüpft beeShip den Artikel mit den passenden Artikeln in deinen Shops und Marktplätzen. Das ist die Grundlage dafür, dass Bestände sauber abgeglichen und Bestellungen richtig zugeordnet werden.
Bringst du deine Artikel per CSV-Import mit, ordnest du beim ersten Mal die Spalten den beeShip-Feldern zu. Beim nächsten Import lässt sich diese Zuordnung wiederverwenden. Etiketten druckst du wahlweise als EAN-13-Barcode oder als SKU-Barcode im Format Code 128, in der mobilen App direkt am Lagerplatz. Wie gescannte Artikelnummern beim Picken helfen, zeigt die scannergestützte Kommissionierung mit Billbee.
Nutzt du Billbee, werden Stücklisten dort gepflegt und von beeShip übernommen. Wichtig ist, dass jede Komponente eine eigene SKU und einen Lagerplatz hat. Dann zeigt die Pickliste alle Einzelteile mit Lagerort an. Und beim Wareneingang meldet beeShip den neuen Bestand mit SKU an Billbee zurück, damit deine Shops aktuell bleiben.
Häufige Fragen zur Artikelnummer
Was ist der Unterschied zwischen Artikelnummer und SKU?
Artikelnummer ist der Oberbegriff für alle Nummern, die einen Artikel kennzeichnen. Die SKU ist eine bestimmte Art davon: deine eigene, interne Artikelnummer. Im Onlinehandel werden beide Begriffe oft gleich verwendet.
Ist die EAN eine Artikelnummer?
Ja, die EAN ist eine standardisierte, weltweit eindeutige Artikelnummer. Sie wird vom Hersteller über GS1 vergeben. Für dein Lager ersetzt sie die interne Artikelnummer aber nicht, denn nicht jeder Artikel hat eine EAN, etwa Sets oder Eigenprodukte.
Muss ich eine Artikelnummer selbst vergeben?
Eine Pflicht gibt es nicht. Eine eigene Artikelnummer macht dich aber unabhängig von Herstellern und Lieferanten und funktioniert für alle Artikel. Deshalb lohnt sie sich praktisch immer.
Wie lang sollte eine Artikelnummer sein?
Eine feste Länge ist nicht vorgeschrieben. Bewährt haben sich kurze Nummern, die auf jedes Etikett passen und sich schnell vorlesen lassen. Wichtiger als die Länge ist ein einheitlicher Aufbau.
Kann ich Artikelnummern nachträglich ändern?
Das geht, ist aber aufwendig. Bestellungen, Bestände und Auswertungen hängen an der Nummer. Plane eine Umstellung mit einer Zuordnungstabelle von alt zu neu und ändere die Nummer in allen Systemen gleichzeitig.
Wo finde ich die Artikelnummer eines Produkts?
Die interne Artikelnummer steht in deinem Shop oder deiner Warenwirtschaft. Die Hersteller-Artikelnummer findest du meist auf dem Produkt oder im Datenblatt, die Lieferanten-Artikelnummer auf Rechnung und Lieferschein, die EAN unter dem Barcode auf der Verpackung.
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