DHL Versand international: Zoll, CN23 und Exportpapiere im Griff

DHL Versand international beginnt nicht am Label, sondern bei den Daten. Ein Beispiel: Montag, 7:30 Uhr, Exporttag. Auf dem Monitor stapeln sich Bestellungen in die Schweiz, nach Norwegen, Großbritannien und in die USA. Die Kollegin am Packtisch greift zur ersten Sendung, druckt das DHL-Label – und stutzt. „Wo ist der HS-Code? Und was trage ich als Exportbeschreibung ein?“ Genau hier beginnt der Teil des internationalen Versands, der in keinem Shop-Checkout sichtbar ist.

Die Szene ist ein Beispiel – keine echte Firma, aber sie dürfte vielen Händlern bekannt vorkommen. DHL Versand international in Länder außerhalb der EU ist mehr als ein Label mit Auslandsadresse. Es ist ein Datenproblem: Zolltarifnummer, Ursprungsland, Warenwert, Exportbeschreibung. Fehlt eines davon, hängt die Sendung – im schlimmsten Fall beim Zoll, im besten Fall in der Nachbearbeitung.

In diesem Beitrag gehen wir den Exporttag einmal von vorne durch: von der eingehenden Bestellung bis zum Tagesabschluss. Und wir schauen, an welchen Stellen ein Lagerverwaltungssystem wie beeShip die Handarbeit rausnimmt – und wo du trotzdem hinschauen musst.

01Der Exporttag beginnt: Bestellungen kommen rein

Der erste Stolperstein liegt nicht am Packtisch, sondern im Shop. Internationale Bestellungen bringen Felder mit, die im Inlandsgeschäft keine Rolle spielen: Zolltarifnummer (HS-Code), Ursprungsland, Gewicht, Warenwert und eine verständliche Warenbeschreibung. Stehen diese Angaben nicht am Artikel, muss sie jemand manuell nachtragen – und das mitten im Tagesgeschäft.

Typische Fehler, die wir bei Händlern oft sehen:

• HS-Code fehlt oder ist veraltet. Zolltarifnummern werden regelmäßig überarbeitet. Einmal eingetragen, nie geprüft – das rächt sich.
• Ursprungsland ist falsch. Das Land, aus dem dein Lieferant liefert, ist nicht automatisch das Ursprungsland. Maßgeblich ist, wo die Ware hergestellt bzw. zuletzt wesentlich be- oder verarbeitet wurde.
• Exportbeschreibung ist zu vage. „Kleidung“ oder „Geschenk“ reicht dem Zoll nicht. Es braucht eine genaue Warenbezeichnung – laut DHL auf Englisch oder in der Landessprache des Ziellands.
• Gewicht stimmt nicht. Ohne korrektes Gewicht keine saubere Zollanmeldung.

Die gute Nachricht: Diese Daten gehören einmal gepflegt – am Artikel, nicht pro Bestellung. In beeShip hinterlegst du Zolltarifnummer, Ursprungsland und Exportbeschreibung am Artikel. Aus Shopify kann die Exportbeschreibung über das Metafeld custom.exportdescription kommen, aus Magento 2 und Odoo übernimmt beeShip Zolldaten wie HS-Code und Ursprungsland beim Artikelimport. Einmal hinterlegt, stehen sie für jede Auslandssendung bereit.

02Kommissionieren: Auslandssendungen früh markieren

Weiter im Tagesablauf. Die Bestellungen sind importiert, jetzt geht es ans Kommissionieren. Hier entscheidet sich, ob der Packtisch später ins Schwimmen kommt. Denn eine Auslandssendung braucht andere Papiere als eine Inlandssendung – und wer das erst beim Verpacken merkt, sucht.

Was hilft: Auslandssendungen klar erkennbar machen. In beeShip erkennt der Packtisch Auslandssendungen selbst und zeigt einen roten Hinweis. Das klingt nach einem kleinen Detail, hilft im Alltag aber sehr: Dein Team sieht sofort, dass Zollpapiere dazugehören, und muss sich nicht merken, für welches Land was gilt. Wer schon beim Import trennen will, setzt eine Tag-Regel nach Zielland – dann landen Exportaufträge auf einer eigenen Pickliste.

Gleichzeitig lohnt sich ein Blick auf die Bestellpositionen. Ist alles auf Lager? Oder muss eine Teillieferung geplant werden? Bei Auslandsaufträgen ist das besonders heikel, weil jede Teilsendung eigene, zum Inhalt passende Zollpapiere braucht.

03Packen: CN22, CN23 und die Exportpapiere

Jetzt wird es konkret. Am Packtisch liegen die Artikel, das Label wird gedruckt – und mit ihm die Zollpapiere. Für DHL Paket International in Nicht-EU-Länder nennt DHL auf seiner Seite mit den Zollinformationen für Geschäftskunden diese Unterlagen:

Der entscheidende Punkt: Diese Dokumente sollten nicht per Hand ausgefüllt werden. In beeShip kommen Export-Dokument und CN-Formular aus den Zolldaten des Auftrags und werden beim Packen zusammen mit Lieferschein und Versandlabel gedruckt – über eine Drucker-Zuordnung für den Dokumenttyp „Export Dokument“. Voraussetzung ist, dass Zolltarifnummer, Ursprungsland und Exportbeschreibung am Artikel gepflegt sind. Fehlt etwas, merkt man das spätestens hier. Die Ausfuhranmeldung im ATLAS-Verfahren erledigst du bei Bedarf weiterhin selbst oder über einen Dienstleister.

Ein weiterer Stolperstein: der Paketinhalt. Bei einer normalen Sendung ist klar, was drin ist. Bei einer Teillieferung nicht unbedingt. Wer nur einen Teil der Bestellung verschickt, muss den tatsächlichen Paketinhalt in der Zollanmeldung abbilden – sonst stimmen Warenwert und Positionen nicht mit dem überein, was tatsächlich im Karton liegt.

04Versand: DHL International und der Vertrag

Das Label ist gedruckt, die Papiere liegen dabei. Jetzt geht die Sendung raus. DHL Versand international läuft dabei über deinen DHL-Geschäftskundenvertrag – die verfügbaren Produkte und Services hängen von diesem Vertrag ab und können sich ändern. In beeShip trägst du dafür die EKP-Nummer und den Teilnahme-Code für International separat ein. Eine Versandregel wie „Zielland ist nicht DE“ kann das passende Versandprodukt automatisch setzen.

Was am Packtisch zählt: Der Ablauf soll sich so anfühlen wie bei einer Inlandssendung. Scannen, Label drucken, Papiere beilegen, fertig. Die Zusatzarbeit für den Export steckt in den Stammdaten, die schon da sind.

Genau hier setzt beeShip an. Die DHL-Integration erstellt Etiketten für Standard-, Express- und internationale Sendungen mit deinem DHL-Vertrag. Die Zolldokumente kommen aus denselben Stammdaten. Du scannst die Artikel, druckst das Label – und die Papiere für den Export kommen mit.

05Teillieferungen bei Auslandsaufträgen

Kommen wir zum kniffligsten Teil. Beispiel: Eine Bestellung nach Norwegen enthält drei Artikel, einer ist nicht auf Lager. Was tun? Den ganzen Auftrag parken? Oder teilversenden und den Rest später schicken?

Mit der Teillieferung in beeShip versendest du genau das, was du tatsächlich gepackt hast. Der Ablauf: Du scannst die Artikel, die ins Paket kommen, scannst dann den Barcode sendproducts, und beeShip erzeugt ein Versandlabel für genau diese Artikel. Der Rest der Bestellung bleibt offen und wartet auf das nächste Paket.

Für den internationalen Versand ist das aus zwei Gründen relevant:

1. Der Paketinhalt muss stimmen. Die Zollinhaltserklärung bezieht sich auf das, was tatsächlich im Karton liegt. Bei einer Teillieferung berechnet beeShip das Gewicht aus den gepackten Artikeln plus Verpackung, und auf CN22/CN23 wird nur deklariert, was wirklich im Paket ist.
2. Der Auftrag bleibt nachvollziehbar. Die Bestellung bekommt den Status „teillieferung (partial delivery)“. Bei jeder Position steht, wie viel schon raus ist – zum Beispiel 4 / 10. Sobald das letzte fehlende Stück versendet wurde, wechselt der Auftrag automatisch auf „versendet (shipped)“.

Die Versand-Historie merkt sich für jede Bestellung, welcher Artikel mit welchem Paket rausgegangen ist – mit Versanddienstleister, Sendungsnummer, Mitarbeiter und Zeitpunkt. Bei Rückfragen von Kunden oder Zoll hast du die Antwort schnell zur Hand.

Wichtig: Der Button „Auftrag verlassen“ springt erst dann zum nächsten Auftrag, wenn du ihn klickst. Nach einer Teillieferung bleibt der Auftrag offen auf dem Bildschirm – praktisch, wenn du direkt das nächste Paket für dieselbe Bestellung packen willst.

06Retouren und Tagesabschluss

Der Exporttag neigt sich dem Ende zu. Die Pakete sind raus, die Zolldokumente abgelegt. Jetzt kommt der Teil, der oft vergessen wird: Retouren und Tagesabschluss.

Bei internationalen Sendungen ist die Retoure komplexer als im Inland. Auch die Rücksendung aus einem Nicht-EU-Land braucht Zollpapiere, und damit für deine eigene Ware bei der Wiedereinfuhr keine Abgaben anfallen, muss die Rückware sauber nachgewiesen werden. Kläre den Ablauf vorab mit DHL oder deiner Zollberatung. Gut zu wissen: Das automatische DHL-Retourenlabel per Tag funktioniert in beeShip für innerdeutsche Sendungen. Im Lager erfasst du die Retoure in beeShip, prüfst jeden Artikel und buchst ihn zurück oder als Ausschuss.

Ein sauberer Tagesabschluss bedeutet: Alle Auslandssendungen sind erfasst, alle Teillieferungen sind sichtbar, alle offenen Aufträge sind bekannt. Der Tagesabschluss in beeShip listet alle versendeten Sendungen mit Carrier, Produkt und Tracking-Nummer, exportierbar als CSV oder PDF. In der Bestellübersicht filterst du nach dem Status „teillieferung (partial delivery)“ und siehst sofort, welche Aufträge noch nicht komplett raus sind. Das ist die Grundlage für den nächsten Exporttag.

07Vorher / Nachher: Was sich mit einem WMS ändert

Schauen wir auf den Unterschied – ohne Zahlen, rein am Ablauf:

„Internationaler Versand ist kein Zollproblem. Es ist ein Datenproblem. Wer die Stammdaten sauber hält, hat am Packtisch Ruhe.“

Team beeShip

08DHL Versand international mit beeShip

beeShip ist eine Cloud-Lagerverwaltung (WMS) für Onlinehändler und Fulfiller. Für den internationalen Versand heißt das konkret:

• Shop-Anbindung: beeShip importiert Bestellungen und Artikel aus deinem Shop – zum Beispiel aus Shopify, WooCommerce, Shopware 6, Magento 2, Gambio oder Odoo. Bei Magento 2 und Odoo kommen Zolldaten beim Artikelimport mit.
• Artikel-Stammdaten: HS-Code, Ursprungsland und Exportbeschreibung werden am Artikel gepflegt. Aus Shopify kann die Exportbeschreibung über das Metafeld custom.exportdescription kommen.
• Packtisch: Ein roter Hinweis zeigt Auslandssendungen. Dein Team sieht sofort, dass Zolldokumente dazugehören.
• Dokumente: CN-Formular und Export-Dokument kommen aus beeShip – auf Basis der hinterlegten Zolldaten – und werden beim Packen automatisch mitgedruckt.
• DHL-Integration: Etiketten mit deinem DHL-Geschäftskundenvertrag (EKP und Teilnahme International). Mehrere Konfigurationen, etwa pro Lager oder Marke, sind möglich. Die verfügbaren Produkte hängen vom Vertrag ab.
• Teillieferung: Mit dem Barcode sendproducts versendest du genau die gescannten Artikel. Der Rest bleibt offen, der Auftrag behält den Status „teillieferung (partial delivery)“.

Gut zu wissen: beeShip stellt die richtigen Daten an der richtigen Stelle bereit. Die Verantwortung für korrekte Zollangaben und eine nötige Ausfuhranmeldung bleibt beim Händler. Wer zusätzlich UPS nutzt: Dort erstellt beeShip für Nicht-EU-Sendungen automatisch die Handelsrechnung, mit Incoterms DAP oder DDP.

Für Händler, die Billbee nutzen: Billbee und beeShip ergänzen sich gut. Bestellungen aus all deinen Billbee-Kanälen laufen in beeShip als Lager zusammen, Pick, Pack und Versandpapiere passieren dort.

09Was du mitnehmen kannst

Der Exporttag muss kein Chaos-Tag sein. Mit sauberen Stammdaten, klaren Hinweisen am Packtisch und einem WMS, das die Dokumente aus den Daten erzeugt, wird der internationale Versand planbar. Und wenn doch mal etwas hakt: Die Versand-Historie zeigt dir, welches Paket wann mit welchem Inhalt rausgegangen ist.

Für tiefergehende Informationen schau dir unsere Seiten zur DHL-Integration in der Versandsoftware, zum internationalen Versand mit Shopify und Zoll und zur Teillieferung an.

10Häufige Fragen zu DHL Versand international

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Zollvorgaben, Schwellenwerte und Carrier-Bedingungen können sich ändern – prüf die aktuellen Angaben beim Zoll und bei DHL.

Team beeShip

Wir bauen Lagersoftware für Onlinehändler und Fulfiller im DACH-Raum – damit dein Lager schneller, fehlerfreier und unabhängiger versendet.