Optimale Bestellmenge: Bestellkosten und Lagerkosten im Gleichgewicht

Die optimale Bestellmenge ist die Menge, bei der du pro Jahr am wenigsten für Bestellungen und Lagerung zusammen zahlst. Klingt trocken, ist aber genau die Zahl, die darüber entscheidet, ob dein Lager voller Ladenhüter steht oder dir die Bestseller ausgehen.

Kennst du das? Du bestellst beim Lieferanten lieber gleich die doppelte Menge, weil der Versand ja sonst teuer ist – und zwei Monate später sitzt du auf Paletten, die du nicht loswirst. Oder du orderst ständig kleine Mengen, weil du kein Kapital binden willst, und verbringst den halben Vormittag mit Nachbestellungen. Beide Extreme kosten Geld. Die optimale Bestellmenge ist der Versuch, den Punkt dazwischen zu finden.

Ein Satz dazu, wofür du sie brauchst: Sie liefert dir eine Orientierung, wie viel Stück du pro Bestellung orderst, damit die Bestellkosten (Versand, Personal, Verwaltung) und die Lagerhaltungskosten (Kapitalbindung, Platz, Schwund) in Summe möglichst niedrig bleiben. Die mathematische Herleitung (Ableitung der Gesamtkostenfunktion) brauchst du für die Praxis nicht – hier geht es um die Anwendung.

01So rechnest du die optimale Bestellmenge durch

Nehmen wir ein Beispiel. Ein Onlinehändler verkauft pro Jahr 12.000 Stück eines Artikels. Jede Bestellung beim Lieferanten kostet ihn – grob gerechnet – 40 Euro (Versand, Bearbeitung, Buchhaltung). Ein Stück im Lager zu halten kostet ihn 2 Euro pro Jahr (Kapitalbindung, Platz, Versicherung, Schwund).

Die optimale Bestellmenge liegt in diesem Beispiel also bei rund 693 Stück pro Bestellung. Daraus folgt: 12.000 ÷ 693 ergibt etwa 17 Bestellungen pro Jahr – also ungefähr alle drei Wochen eine Lieferung. Das ist die mathematische Mitte.

02Zweite Variante: Was passiert, wenn du zu viel bestellst?

Jetzt der Realitätscheck. Der Händler denkt sich: „Bei 693 Stück zahle ich ja ständig Versand. Ich bestelle lieber 2.000 Stück auf einmal.“ Was passiert mit den Kosten?

Du sparst also 453 Euro Bestellkosten – zahlst aber 1.307 Euro mehr fürs Lagern. Unterm Strich machst du rund 854 Euro Verlust, nur weil du „Versand sparen“ wolltest. Das ist ein typischer Denkfehler, den wir bei Händlern oft sehen: Bestellkosten sind sichtbar und tun sofort weh, Lagerkosten sind unsichtbar und schleichen sich ein.

03Wie interpretierst du das Ergebnis?

Die Zahl aus der Formel ist ein Anker, kein Gesetz. Wichtig ist, was du daraus machst:

• Sie ist eine Größenordnung, kein Stückzahl-Gebot. Wenn du 693 errechnest, ist 700 völlig okay. Es geht um die Richtung.
• Vergleich mit deiner Realität. Bestellst du aktuell 200 Stück oder 5.000? Der Abstand zur optimalen Menge zeigt dir, wo dein größter Hebel liegt.
• Bestellkosten prüfen. Wenn dein Lieferant kostenlosen Versand ab einer bestimmten Menge anbietet, sinken deine Bestellkosten – und die optimale Menge steigt.
• Lagerhaltungskosten prüfen. Wenn dein Lager voll ist und du Platz mieten musst, steigen sie – und die optimale Menge sinkt.
• Nicht jeder Artikel ist gleich. Ein Bestseller mit stabilem Absatz verträgt große Bestellmengen. Ein Nischenartikel mit schwankender Nachfrage nicht.

04Typische Rechenfehler

Die Formel ist einfach – die Fehler passieren drumherum:

1. Bestellkosten zu niedrig ansetzen. „Der Klick im Shop kostet doch nichts.“ Doch. Personal, Buchhaltung, Kontrolle, Einlagerung. Rechne ehrlich.
2. Lagerhaltungskosten vergessen. Kapitalbindung, Miete, Versicherung, Schwund, Verderb, Abschreibungen auf tote Ware – das läppert sich.
3. Jahresbedarf schätzen statt messen. Nimm echte Verkaufszahlen, nicht das Bauchgefühl. Saisonartikel brauchen einen angepassten Bedarf.
4. Mindestbestellmengen ignorieren. Wenn der Lieferant mindestens 1.000 Stück verlangt, ist die Rechnung schön – aber nicht umsetzbar.
5. Rabattstaffeln nicht einbeziehen. Ab einer bestimmten Menge wird der Stückpreis günstiger. Dann verschiebt sich das Optimum.
6. Einmal rechnen und nie wieder. Kosten ändern sich, Absatz ändert sich, Lieferanten ändern sich. Rechne regelmäßig nach.

05Wo die Formel an ihre Grenzen stößt

Die klassische optimale Bestellmenge geht von gleichmäßigem Absatz aus. Der Online-Handel ist aber selten gleichmäßig.

• Saison: Im Weihnachtsgeschäft verkaufst du je nach Sortiment ein Vielfaches. Da hilft dir ein Jahresdurchschnitt wenig – du brauchst eine saisonale Planung.
• Mindestbestellmengen: Viele Lieferanten haben Staffeln oder Mindestabnahmen. Die Formel kennt keine Untergrenzen.
• Lieferzeiten: Lange oder schwankende Lieferzeiten berücksichtigt die Formel nicht. Sie bestimmen vor allem, wann du bestellst und wie groß dein Sicherheitsbestand sein sollte.
• Lagerkapazität: Die schönste Bestellmenge nützt nichts, wenn du sie nicht unterbringst.
• Kapital: Wenn dein Cashflow knapp ist, kannst du das Optimum nicht immer finanzieren.
• Verdorbene Ware: Bei Lebensmitteln oder Kosmetik mit begrenzter Haltbarkeit limitiert die Haltbarkeit die Bestellmenge stärker als die Kostenrechnung.

Deshalb ist die optimale Bestellmenge ein Startpunkt. In der Praxis kombinierst du sie mit dem Meldebestand, damit du rechtzeitig nachbestellst, und mit einer ehrlichen Lagerkostenrechnung, damit deine Zahlen stimmen.

06So setzt du das mit einer Lagerverwaltung wie beeShip um

Die Rechnung selbst machst du in einer Tabelle. Die Umsetzung – also Bestellungen anlegen, Wareneingang prüfen, Bestände aktuell halten – läuft in beeShip. Du legst Lieferantenbestellungen mit Artikelauswahl und Preisen an, sie durchlaufen Status wie Entwurf, Bestellt, Teilweise erhalten, Vollständig erhalten oder Storniert. Im Wareneingang siehst du zwei Fortschrittsbalken: einen für den Empfang (erhaltene vs. bestellte Artikel) und einen für die Einlagerung (eingelagerte vs. erhaltene Artikel). Über die Billbee-Anbindung werden die Bestände bei Wareneingang automatisch aktualisiert – inklusive Artikeldetails, alter und neuer Bestand sowie Herkunftsdaten. Mehr dazu findest du unter Billbee-Lieferantenbestellungen.

07Häufige Fragen zur optimalen Bestellmenge

Team beeShip

Wir bauen Lagersoftware für Onlinehändler und Fulfiller im DACH-Raum – damit dein Lager schneller, fehlerfreier und unabhängiger versendet.