Artikelstammdaten: Pflichtfelder für Lager und Versand

Artikelstammdaten steuern jeden Schritt in Lager und Versand – und kleine Fehler darin werden schnell teuer. „Warum steht im System ein Gewicht von 0,2 kg, auf der Waage aber 0,8 kg?“ Diese Frage hören wir in vielen Lagern. Sie klingt harmlos – bis der Versanddienstleister nachberechnet.

Artikelstammdaten sind die festen Daten, die zu einem Artikel gehören. Ist die SKU doppelt, findet das Pickgerät den falschen Artikel. Fehlt die Zolltarifnummer, hakt es bei der Ausfuhr. Stimmt das Gewicht nicht, passt das Porto nicht. In diesem Beitrag gehen wir die Pflichtfelder durch, die in der Praxis wirklich zählen – und die Fehler, die wir bei Händlern am häufigsten sehen.

01Welche Felder gehören zwingend in die Artikelstammdaten?

Es gibt Felder, die brauchst du immer – unabhängig davon, ob du selbst lagerst oder auslagerst. Diese Checkliste hat sich in der Praxis bewährt:

Das sind die Basics. Je nach Branche kommen Seriennummern, Gefahrgutklassen oder Länderfreigaben dazu. Aber ohne diese sieben Felder wird es eng.

02Warum ist die SKU das wichtigste Feld überhaupt?

Die SKU ist der Anker. Wenn sie nicht eindeutig ist, funktioniert nichts anderes sauber – kein Wareneingang, kein Picking, keine Bestandsführung. Wichtig: Ein einheitliches Format, keine Sonderzeichen wie /, %, &, *, #. Und niemals zwei Artikel mit derselben SKU.

Mehr dazu, was eine SKU genau ist und wie sie sich von der Artikelnummer unterscheidet, findest du in unserem Lexikonbeitrag zur SKU und zur Artikelnummer.

03EAN oder SKU – was scanne ich im Lager?

Beides hat seinen Platz. Die EAN (heute offiziell GTIN) ist ein weltweiter GS1-Standard und lässt sich mit handelsüblichen Scannern lesen. Die SKU ist dein interner Schlüssel. In der Praxis bewährt sich: EAN für Wareneingang und Versand, SKU für alles Interne. Wichtig ist, dass du im System festlegst, welcher Identifikator primär gilt – sonst suchen Mitarbeiter bei jedem Scan neu.

Wenn du noch keine Barcodes hast: Mit einem kostenlosen Barcode-Generator kannst du schnell Etiketten mit Code128 oder EAN-13 erzeugen. Beachte: Der Generator erzeugt nur das Strichcode-Bild. Eine eigene, weltweit eindeutige EAN-Nummer für den Handel erhältst du über GS1 – für rein interne Zwecke reicht oft ein Code-128-Barcode mit deiner SKU.

04Gewicht und Maße: warum „ungefähr“ nicht reicht

Gewicht und Maße steuern mehr, als viele denken: die Wahl des Kartons, die Berechnung des Volumengewichts beim Versanddienstleister, die Zollanmeldung und die Lagerplatzgröße. Ein typischer Fehler: Es wird nur das Produktgewicht gepflegt, nicht das Versandgewicht mit Verpackung. Nehmen wir an, ein Artikel wiegt 400 g, der Karton 150 g – schon bist du bei 550 g. Je nach Versanddienstleister kann das bereits eine andere Gewichtsstufe bedeuten.

Unser Tipp: Erfasse Gewicht und Maße einmal mit Verpackung, dokumentiere, wie du gemessen hast, und aktualisiere, sobald sich Verpackung oder Lieferant ändert.

05Zolltarifnummer: wann brauche ich sie wirklich?

Die Zolltarifnummer brauchst du vor allem für Warensendungen in Länder außerhalb der EU-Zollunion und für Einfuhren aus solchen Ländern. Sie gehört in Zoll- und Ausfuhranmeldungen und wird auch auf den Postzollformularen CN22/CN23 abgefragt. Innerhalb der EU spielt sie für normale Paketsendungen in der Regel keine Rolle.

Die ersten sechs Stellen (HS-Code) sind international einheitlich. Die EU ergänzt sie zur achtstelligen Warennummer der Kombinierten Nomenklatur, für Einfuhren gibt es noch längere Codenummern. Falsche oder veraltete Nummern können zu Rückfragen, Verzögerungen oder Nachforderungen führen.

Wichtig: Die Einreihung ist nicht immer trivial. Bei Mischprodukten oder neuen Materialien kann eine verbindliche Zolltarifauskunft (vZTA) beim Zoll sinnvoll sein. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

06Lagerplatz, Charge und MHD: was gehört wirklich dazu?

Der Lagerplatz ist kein „Nice-to-have“. Ohne klare Zuweisung sucht der Picker, statt zu greifen. Bei mehreren Lagerorten oder Standorten muss der Lagerplatz eindeutig zum Standort passen.

Ob du Charge und MHD im Lager mitführen solltest, hängt von deiner Ware ab. Lebensmittel und Kosmetik tragen in der Regel eine Los- bzw. Chargenkennzeichnung und – mit Ausnahmen – ein Haltbarkeitsdatum. Für Lebensmittel verlangt Art. 18 VO (EG) 178/2002 außerdem, dass du nachvollziehen kannst, von wem du Ware bezogen und an welche gewerblichen Abnehmer du sie geliefert hast. Für Arzneimittel und Medizinprodukte gelten eigene Regeln. Wer Charge und MHD im System pflegt, kann gezielt nach FEFO (First Expired, First Out) auslagern – nicht zu verwechseln mit FIFO als Bewertungsverfahren. Und Achtung: Das MHD ist nicht das Verbrauchsdatum. Nach dem Verbrauchsdatum darf Ware nicht mehr in Verkehr gebracht werden (Art. 24 VO (EU) 1169/2011).

Zur Einordnung: FIFO und LIFO als Bewertungsverfahren sind handelsrechtlich beide zulässig (§ 256 HGB), steuerlich ist als Verbrauchsfolgeverfahren nur LIFO erlaubt (§ 6 Abs. 1 Nr. 2a EStG). Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Physische Lagerprinzipien wie FIFO oder FEFO im Lager sind etwas anderes – die regeln, welche Ware zuerst rausgeht.

07Typische Fehler, die wir bei Händlern sehen

• Doppelte SKUs nach einem Import aus zwei Systemen. Der Scanner findet zwei Artikel – Chaos.
• Gewicht „geschätzt“, weil der Lieferant keine Daten liefert. Später stimmt die Rechnung nicht.
• Lagerplatz nicht aktualisiert nach Umbau. Der Picker läuft ins Leere.
• Zolltarifnummer pauschal für alle Artikel einer Kategorie. Kann teuer werden.
• MHD-Pflicht nicht markiert, obwohl die Ware eine Charge hat. FEFO greift nicht.

08So setzt du das mit einer Lagerverwaltung wie beeShip um

In einer Lagerverwaltung wie beeShip legst du Artikel direkt in der Artikelübersicht an, importierst sie per CSV-Datei oder übernimmst sie aus angebundenen Systemen wie Billbee. Zu den Stammdaten gehören dort SKU, EAN/Barcode und Name, Beschreibung, Kategorie und Hersteller sowie Gewicht und Abmessungen. Pro Artikel erfasst du beliebig viele Lagerorte mit Menge; bei chargen- oder MHD-pflichtigen Artikeln gibt es zusätzliche Felder für Charge und Mindesthaltbarkeit.

Über das Mapping verknüpfst du den beeShip-Artikel mit den passenden Artikeln in deinen Shops und Marktplätzen – die Grundlage für einen korrekten Bestandsabgleich. Arbeitest du mit Billbee, gilt: Je sauberer die Artikelpflege dort ist (eindeutige SKU, keine Sonderzeichen, einheitliches Format), desto reibungsloser laufen Picking und Versand. Für Produktetiketten wählst du in der Artikelübersicht den Barcode-Typ, etwa EAN-13 oder Code 128, legst die Anzahl fest und schickst die Etiketten an einen Cloud-Drucker.

09Wie halte ich Stammdaten langfristig sauber?

Stammdatenpflege ist kein Projekt, sondern ein Prozess. Drei Dinge helfen:

1. Ein Verantwortlicher pro Warengruppe. Nicht „alle“ pflegen, sondern eine Person.
2. Ein Standard für SKU-Format, Maßeinheiten und Etikettenposition. Einmal definieren, immer einhalten.
3. Regelmäßige Stichproben. Einmal im Quartal zehn Artikel nachwiegen und mit dem System abgleichen. Das deckt die meisten Fehler auf.

Und ganz ehrlich: Wenn du einen Lieferanten hast, der keine Stammdaten liefert, ist das ein Gespräch wert. Fehlende Daten sind kein „muss man halt schätzen“, sondern eine Prozesslücke.

10Häufige Fragen zu Artikelstammdaten

Team beeShip

Wir bauen Lagersoftware für Onlinehändler und Fulfiller im DACH-Raum – damit dein Lager schneller, fehlerfreier und unabhängiger versendet.