Zum Inhalt wechselnLieferschein Aufbewahrungsfrist: Was wirklich gilt
Reine Lieferscheine musst du steuerlich nur aufbewahren, bis die Rechnung da oder raus ist. Als Buchungsbeleg gelten acht Jahre. Hier siehst du alle Fälle, Fristen und Paragrafen im Überblick.
Inhaltsverzeichnis
- Lieferschein Aufbewahrungsfrist: die Grundregel
- Wann wird ein Lieferschein zum Buchungsbeleg?
- 8 statt 10 Jahre: Was sich 2025 geändert hat
- Alle Fristen im Überblick
- Und was sagt das HGB zu Lieferscheinen?
- Papier oder digital: Wie du Lieferscheine aufbewahrst
- So setzt du das mit einer Lagerverwaltung wie beeShip um
- Häufige Fragen zur Lieferschein Aufbewahrungsfrist
Die Lieferschein Aufbewahrungsfrist endet steuerlich mit Erhalt bzw. Versand der Rechnung, wenn der Lieferschein kein Buchungsbeleg ist (§ 147 Abs. 3 AO). Dient er als Buchungsbeleg oder Teil der Rechnung, gilt seit 2025 eine Frist von acht Jahren ab Ende des Kalenderjahres.
„Können die Lieferscheine von 2023 in den Schredder?“ Diese Frage kommt in fast jedem Lager irgendwann auf den Tisch. Die Antwort zur Lieferschein Aufbewahrungsfrist ist kürzer, als viele denken: Ein reiner Lieferschein muss steuerlich nur so lange aufbewahrt werden, bis die Rechnung da ist – oder bis du deine eigene Rechnung verschickt hast.
Ganz so einfach ist es trotzdem nicht. Sobald ein Lieferschein als Buchungsbeleg dient oder Teil einer Rechnung wird, gilt eine Frist von acht Jahren. Hier erfährst du, woran du den Unterschied erkennst, was sich 2017 und 2025 wirklich geändert hat und wie du deine Ablage sauber trennst.
Lieferschein Aufbewahrungsfrist: die Grundregel
Die Abgabenordnung (AO) regelt in § 147 AO, welche Unterlagen du für das Finanzamt aufbewahren musst. Für Lieferscheine enthält § 147 Abs. 3 AO seit dem 1. Januar 2017 eine eigene Regel. Eingeführt hat sie das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz.
- Empfangene Lieferscheine (vom Lieferanten), die keine Buchungsbelege sind: Die Aufbewahrungsfrist endet mit dem Erhalt der Rechnung (§ 147 Abs. 3 Satz 3 AO).
- Abgesandte Lieferscheine (an deine Kunden), die keine Buchungsbelege sind: Die Aufbewahrungsfrist endet mit dem Versand der Rechnung (§ 147 Abs. 3 Satz 4 AO).
Die Regel stammt also nicht aus 2025, sondern gilt seit 2017. Laut der Übergangsvorschrift in Art. 97 § 19a EGAO gilt sie auch für ältere Lieferscheine, deren Frist Ende 2016 noch lief.
Zwei Punkte werden dabei gern übersehen:
- Ohne Rechnung kein Fristende. Die Sonderregel knüpft an die Rechnung an. Fehlt die Rechnung, endet die Frist nicht auf diesem Weg. Dann bleibt der Lieferschein aufbewahrungspflichtig. Wie lange, hängt davon ab, welche Rolle er in deiner Buchhaltung übernimmt.
- Die Ablaufhemmung gilt auch hier. Nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO läuft keine Aufbewahrungsfrist ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Ist die Steuerfestsetzung für ein Jahr noch offen, zum Beispiel weil eine Betriebsprüfung läuft, bleiben die betroffenen Unterlagen im Ordner.
Was ein Lieferschein überhaupt ist und welche Angaben üblich sind, erklären wir im Lexikon-Eintrag Lieferschein.
Wann wird ein Lieferschein zum Buchungsbeleg?
Die kurze Frist gilt nur für Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind. Ein Buchungsbeleg ist jede Unterlage, auf die sich eine Buchung stützt. Ein reiner Lieferschein begleitet die Ware und zeigt, was geliefert wurde. Gebucht wird aber auf Basis der Rechnung.
Typische Fälle, in denen der Lieferschein selbst zum Beleg wird:
- Der Lieferschein ergänzt die Rechnung. Eine Rechnung darf aus mehreren Dokumenten bestehen (§ 31 Abs. 1 UStDV). Steht auf der Rechnung zum Beispiel nur „Lieferung gemäß Lieferschein Nr. 4711“ und die Artikel stehen ausschließlich auf dem Lieferschein, gehört der Lieferschein zur Rechnung.
- Der Lieferschein ersetzt die Rechnung. Enthält er alle Pflichtangaben einer Rechnung und wird er so verwendet, ist er eine Rechnung. Dann gilt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen (§ 14b Abs. 1 UStG).
- Du buchst direkt auf den Lieferschein. Manche Betriebe buchen Wareneingänge oder Abgrenzungen zum Jahresende auf Basis des Lieferscheins, weil die Rechnung noch fehlt. Dann ist der Lieferschein Grundlage einer Buchung.
In all diesen Fällen gilt die Frist für Buchungsbelege. Die Abgrenzung hängt davon ab, wie deine Buchhaltung tatsächlich arbeitet. Frag im Zweifel deine Steuerberatung, welche Lieferscheine bei euch als Beleg gelten.
8 statt 10 Jahre: Was sich 2025 geändert hat
Die eigentliche Neuerung kam mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV). Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von acht statt zehn Jahren. Geändert wurden dafür § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB. Auch Rechnungen sind nach § 14b Abs. 1 UStG nur noch acht Jahre aufzubewahren.
Die kürzere Frist gilt für alle Unterlagen, deren Frist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Ausnahmen gibt es für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute. Dort bleibt es bei zehn Jahren.
Für deinen Kalender wichtig: Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Nehmen wir als Beispiel einen Lieferschein vom 15.03.2024, der als Buchungsbeleg dient:
- Fristbeginn: 31.12.2024
- Fristende nach acht Jahren: 31.12.2032
- Vernichten frühestens ab: 01.01.2033 – sofern keine Ablaufhemmung greift
Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben übrigens bei zehn Jahren. Die Kürzung betrifft nur die Buchungsbelege.
Alle Fristen im Überblick
Die folgende Tabelle fasst die häufigsten Fälle zusammen. Sie gilt für normale Handels- und Onlinehändler, nicht für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute.
| Fall | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Empfangener Lieferschein, kein Buchungsbeleg | bis zum Erhalt der Rechnung | § 147 Abs. 3 Satz 3 AO |
| Abgesandter Lieferschein, kein Buchungsbeleg | bis zum Versand der Rechnung | § 147 Abs. 3 Satz 4 AO |
| Lieferschein als Buchungsbeleg (z. B. Teil der Rechnung oder Grundlage der Buchung) | 8 Jahre ab Ende des Kalenderjahres | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB |
| Lieferschein mit allen Rechnungsangaben, ersetzt die Rechnung | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 UStG |
| Rechnungen (Eingang und Ausgang) | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 UStG; § 147 AO |
| Handels- und Geschäftsbriefe (z. B. Auftragsbestätigung) | 6 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 3 AO |
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 3 AO |
Für alle Zeilen gilt zusätzlich die Ablaufhemmung aus § 147 Abs. 3 Satz 5 AO.
Trenne zuerst reine Lieferscheine von denen, die an einer Rechnung hängen oder gebucht wurden. Erst dann sortierst du aus. Wenn Lieferscheine und Rechnungen im selben Ordner stecken, landet sonst schnell ein Beleg im Papierkorb. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Und was sagt das HGB zu Lieferscheinen?
Neben dem Steuerrecht gibt es das Handelsrecht. § 257 HGB verpflichtet Kaufleute, Handelsbücher, Buchungsbelege und Handelsbriefe aufzubewahren. Handelsbriefe sind nach § 257 Abs. 2 HGB nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Ihre Frist beträgt sechs Jahre.
Eine eigene Regel für Lieferscheine kennt das HGB nicht. Ob ein Lieferschein ein Handelsbrief ist, wird nicht einheitlich beurteilt. Ein reiner Warenbegleitschein, der nur die Lieferung dokumentiert, wird in vielen Fällen nicht als Handelsbrief eingeordnet. Enthält er aber zum Beispiel Vereinbarungen, Bestätigungen oder Vorbehalte zum Geschäft, kann das anders aussehen.
Für die Praxis heißt das: Bist du Kaufmann im Sinne des HGB, sprich mit deiner Steuerberatung ab, ob ihr Lieferscheine handelsrechtlich vorsichtshalber länger aufbewahrt. Dient der Lieferschein als Buchungsbeleg, gelten auch im HGB acht Jahre.
Papier oder digital: Wie du Lieferscheine aufbewahrst
Aufbewahrungspflichtige Unterlagen darfst du grundsätzlich auch digital aufbewahren (§ 147 Abs. 2 AO). Das gilt nicht für Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz. Die digitale Ablage muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Für die Praxis beschreibt die Finanzverwaltung das in den GoBD.
Wichtig sind vor allem diese Punkte:
- Die digitale Kopie stimmt mit dem Original bildlich überein (bei empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen und bei Buchungsbelegen).
- Die Daten sind während der ganzen Frist verfügbar und lassen sich unverzüglich lesbar machen.
- Die Daten lassen sich maschinell auswerten, wenn das Finanzamt das verlangt.
- Du dokumentierst, wie dein Ablageprozess funktioniert, damit er nachvollziehbar ist.
Welche Lösung dafür passt, hängt von deiner Buchhaltung ab. Viele Händler legen Belege in ihrer Buchhaltungssoftware oder einem Archivsystem ab. Kläre die Details mit deiner Steuerberatung.
Für reine Lieferscheine ohne Belegfunktion ist der Aufwand kleiner: Sobald die Rechnung da oder raus ist, endet die steuerliche Frist. Viele Betriebe heben sie trotzdem eine Weile auf, etwa für Reklamationen oder Rückfragen zur Lieferung. Das ist eine eigene Entscheidung und keine Steuerpflicht.
So setzt du das mit einer Lagerverwaltung wie beeShip um
Die Aufbewahrung selbst regelt deine Buchhaltung. Im Lager hilft dir aber eine saubere Lieferschein-Erstellung, damit später klar ist, welches Dokument was ist. In beeShip gestaltest du Lieferscheine im Lieferschein-Designer unter Einstellungen → Lieferschein:
- Fortlaufende Nummern: Über einen Nummernkreis bekommt jeder Lieferschein eine eigene Nummer. So kann eine Rechnung eindeutig auf den passenden Lieferschein verweisen.
- Preise ein- oder ausblenden: In der Positionstabelle legst du fest, ob Preise erscheinen. Ohne Preise bleibt der Lieferschein klar als Warenbegleitpapier erkennbar.
- Automatisch erzeugen: Mit aktivierter Auto-Generierung erstellt beeShip Lieferscheine selbst, gesteuert über einen Order-Tag und/oder einen Order-Status.
- Automatisch drucken: Hinterlegst du einen Drucker als Ziel, wird der Lieferschein gleich mitgedruckt, zum Beispiel über beeShip Cloud Printing. Alternativ druckst du ihn beim Packen am Packtisch.
Wie der Lieferschein in den Packprozess passt, zeigt die Seite Pick & Pack mit Lieferschein. Wenn du mit Shopware arbeitest, lies auch Shopware Lieferschein.
- Reine Lieferscheine: Die steuerliche Frist endet mit Erhalt bzw. Versand der Rechnung (§ 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO, seit 2017).
- Lieferscheine als Buchungsbeleg oder als Teil der Rechnung: acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres (seit 2025, vorher zehn).
- Die Ablaufhemmung gilt immer: Solange Unterlagen für offene Steuerfestsetzungen wichtig sind, bleiben sie im Ordner.
Häufige Fragen zur Lieferschein Aufbewahrungsfrist
Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?
Ein Lieferschein, der kein Buchungsbeleg ist, muss steuerlich nur bis zum Erhalt der Rechnung (empfangene Lieferscheine) bzw. bis zum Versand der Rechnung (abgesandte Lieferscheine) aufbewahrt werden. Dient er als Buchungsbeleg oder ist er Teil der Rechnung, sind es acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres.
Hat sich die Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine 2025 geändert?
Die Sonderregel für reine Lieferscheine gilt schon seit 2017. 2025 hat das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz die Frist für Buchungsbelege und Rechnungen von zehn auf acht Jahre verkürzt. Das betrifft auch Lieferscheine, die als Buchungsbeleg dienen.
Was gilt, wenn keine Rechnung kommt?
Dann endet die Frist nicht über die Lieferschein-Sonderregel, denn sie knüpft an die Rechnung an. Der Lieferschein bleibt aufbewahrungspflichtig. Wie lange, hängt davon ab, welche Funktion er in deiner Buchhaltung übernimmt. Kläre das mit deiner Steuerberatung.
Ab wann zählt die Acht-Jahres-Frist?
Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Ein Buchungsbeleg vom 15.03.2024 ist also bis zum 31.12.2032 aufzubewahren. Das gilt nur, wenn keine Ablaufhemmung nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO greift.
Was passiert, wenn ich Belege zu früh vernichte?
Fehlen bei einer Außenprüfung Unterlagen, die du hättest aufbewahren müssen, kann das Finanzamt Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Sortiere deshalb erst aus, wenn klar ist, dass ein Lieferschein keine Belegfunktion hat.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
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