Zum Inhalt wechselnLieferschein: Pflicht oder nicht? Klare Antworten für den Versand
Ist der Lieferschein Pflicht? In der Regel nicht – aber in der Praxis fast unverzichtbar. Was draufgehört, wie er sich von Rechnung und Packliste unterscheidet und wie du ihn automatisch erstellst.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist ein Lieferschein – und was steht üblicherweise drauf?
- Ist der Lieferschein Pflicht oder freiwillig?
- Lieferschein, Rechnung, Packliste – wo liegt der Unterschied?
- Muss der Lieferschein Preise enthalten?
- Wie sieht ein guter Lieferschein aus?
- Lieferschein automatisch erstellen – wie geht das im Alltag?
- Muss ich Lieferscheine aufbewahren?
- Typische Stolpersteine aus dem Lageralltag
- Lieferschein bei Shopware, Billbee und Co.
- Häufige Fragen zum Lieferschein
Ein Lieferschein ist ein Begleitdokument, das die gelieferte Ware auflistet und dem Empfänger die Kontrolle der Sendung ermöglicht. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht gibt es nicht, in der Praxis ist er aber üblich.
- Ein Lieferschein ist gesetzlich nicht allgemein vorgeschrieben – eine Rechnung dagegen bei Lieferungen an Unternehmen in der Regel schon.
- Feste Pflichtangaben gibt es für den Lieferschein nicht, aber eine bewährte Standardliste, an der du dich orientieren kannst.
- Automatische Erstellung mit fortlaufender Nummer spart Zeit und vermeidet Zuordnungsfehler bei Retouren und Nachfragen.
„Muss ich eigentlich einen Lieferschein beilegen?“ – Diese Frage hören wir oft, meistens von Händlern, die gerade ihre erste Palette oder ihren ersten größeren B2B-Auftrag packen. Die kurze Antwort: Ein Lieferschein ist gesetzlich nicht allgemein vorgeschrieben. Trotzdem wirst du in der Praxis kaum einen seriösen Versand ohne ihn finden – weil er dem Empfänger die Kontrolle erleichtert und dir selbst die Übergabe dokumentiert.
Stell dir vor, du packst 40 Kartons für einen Geschäftskunden. Jeder Karton enthält unterschiedliche Artikel, teils in unterschiedlichen Mengen. Ohne Lieferschein müsste der Kunde jede Position selbst zählen und mit seiner Bestellung abgleichen. Mit Lieferschein hakt er nur ab. Das ist der eigentliche Wert: Er spart beiden Seiten Zeit und Streit.
Was ist ein Lieferschein – und was steht üblicherweise drauf?
Ein Lieferschein begleitet die Ware und listet auf, was tatsächlich versendet wurde. Er enthält in der Regel:
- Absender mit vollständiger Anschrift
- Empfänger mit Lieferanschrift
- Lieferscheinnummer und Datum
- Bestell- oder Auftragsnummer des Kunden
- Artikelnummer, Bezeichnung und Menge je Position
- gegebenenfalls Chargen-, Serien- oder MHD-Angaben
- Packstückanzahl und Gesamtgewicht
Das sind die üblichen Angaben. Pflichtangaben im rechtlichen Sinn gibt es für den Lieferschein nicht – anders als bei der Rechnung. Wer sich an dieser Liste orientiert, ist in der Praxis gut aufgestellt.
Ist der Lieferschein Pflicht oder freiwillig?
Grundsätzlich freiwillig. Anders als für die Rechnung, für die § 14 UStG bestimmte Pflichtangaben vorschreibt, kennt das deutsche Recht keine allgemeine Lieferscheinpflicht. Begleitpapiere können sich aber aus Spezialvorschriften, aus Verträgen mit Geschäftskunden oder aus Nachweispflichten ergeben – etwa wenn ein Lieferbeleg als steuerlicher Nachweis dient. Für den normalen Onlinehandel gilt: Du musst keinen Lieferschein beilegen.
Warum machen es trotzdem fast alle? Weil er drei Dinge leistet, die sonst jemand anders tun müsste: Er dokumentiert den Übergang der Ware, er erleichtert die Wareneingangsprüfung beim Empfänger und er dient als Grundlage für die spätere Rechnungsstellung – gerade im B2B-Bereich, wo Rechnung und Lieferung zeitlich auseinanderfallen können.
Leg den Lieferschein bei B2C-Sendungen so bei, dass er sich leicht entfernen lässt – zum Beispiel in einer Klarsichthülle außen oder als separates Blatt oben im Karton. Rechnungen mit Preisen will nicht jeder Endkunde offen im Paket. Und bei B2B-Sendungen: Lieferschein immer mit Nummer, damit der Kunde sauber gegen die Rechnung prüfen kann.
Lieferschein, Rechnung, Packliste – wo liegt der Unterschied?
Die drei Dokumente werden oft durcheinandergeworfen. Sie haben unterschiedliche Aufgaben und unterschiedliche rechtliche Anforderungen.
| Dokument | Zweck | Pflichtangaben | Gesetzlich vorgeschrieben? |
|---|---|---|---|
| Lieferschein | Begleitet die Ware, listet Positionen und Mengen | Keine allgemeinen Pflichtangaben | Nein |
| Rechnung | Fordert Zahlung, dient als Buchungsbeleg | Ja, § 14 UStG (u. a. Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungsbeschreibung, Entgelt) | Bei Lieferungen an Unternehmen in der Regel ja; an Privatkunden grundsätzlich nicht |
| Packliste | Interne Kontrolle beim Packen und beim Wareneingang | Keine | Nein |
Merke: Rechnung = Geld. Lieferschein = Ware. Packliste = Kontrolle. Wer das trennt, vermeidet die typische Verwechslung, dass Preise auf einem Dokument landen, auf dem sie nichts zu suchen haben.
Muss der Lieferschein Preise enthalten?
Nein. Und in vielen Fällen ist es sogar besser, wenn er es nicht tut. Bei B2C-Sendungen will der Endkunde oft keine Preise offen im Paket – gerade bei Geschenken. Bei B2B-Sendungen ist es Geschmackssache: Manche Kunden wollen den Lieferschein mit Preisen zur direkten Prüfung, andere ohne, weil die Preise auf der Rechnung stehen.
Praktisch ist es, wenn dein System das pro Vorlage steuern kann. Dann druckst du je nach Auftragstyp die passende Variante – ohne manuell etwas umzubauen.
Wie sieht ein guter Lieferschein aus?
Ein guter Lieferschein ist langweilig. Er ist klar, gut lesbar und enthält genau das, was der Empfänger braucht – nicht mehr. Bewährt haben sich:
- klare Positionstabelle mit Artikelnummer, Bezeichnung und Menge
- deutlich sichtbare Lieferscheinnummer
- Bestellnummer des Kunden, damit die Zuordnung sofort klappt
- Hinweis auf Packstückanzahl, wenn eine Sendung auf mehrere Kartons verteilt ist
- Rücksendehinweis, wenn du Retouren selbst abwickelst
Was du weglassen kannst: lange Werbetexte, mehrere Logos, unnötige Fußzeilen. Jede Zeile, die niemand liest, kostet nur Tinte und Verwirrung.
Lieferschein automatisch erstellen – wie geht das im Alltag?
Von Hand schreiben ist bei zehn Sendungen am Tag noch machbar. Bei hundert wird es zur Fehlerquelle. Deshalb arbeiten viele Händler mit einer Warenwirtschaft oder Lagersoftware, die den Lieferschein automatisch zur passenden Bestellung erzeugt – mit fortlaufender Nummer, korrekter Adresse und aktuellen Positionen.
Wichtig ist dabei die Reihenfolge: Der Lieferschein muss erstellt sein, bevor er gedruckt werden kann. Wer am Packtisch arbeitet, druckt ihn dort zur jeweiligen Bestellung. Wer vorgedruckt arbeitet, lässt ihn direkt nach dem Bestellimport erzeugen.
So setzt du das mit einer Lagerverwaltung wie beeShip um
In beeShip legst du unter Einstellungen → Lieferschein eine eigene Vorlage im Designer an: Absender, Logo, Einleitungs- und Schlusstext, Fußzeilen, Positionstabelle mit oder ohne Preise, optional mit Lagerplatz-Anzeige. Über einen Nummernkreis bekommt jeder Lieferschein eine fortlaufende Nummer. Wenn du willst, aktivierst du die Auto-Generierung: beeShip prüft deine Bestellungen regelmäßig und erzeugt passende Lieferscheine automatisch – wahlweise gefiltert nach Order-Tag oder Order-Status. Mit einem hinterlegten Drucker kann der Lieferschein zusätzlich automatisch gedruckt werden. Alternativ druckst du ihn am Packtisch zur jeweiligen Bestellung.
Muss ich Lieferscheine aufbewahren?
Das hängt davon ab, welche Rolle der Lieferschein in deiner Buchhaltung spielt. Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, musst du seit 2025 in der Regel nur noch bis zum Erhalt bzw. Versand der zugehörigen Rechnung aufbewahren (§ 147 AO, § 257 HGB).
Anders sieht es aus, wenn der Lieferschein als Buchungsbeleg dient – etwa weil die Rechnung für die Leistungsbeschreibung auf ihn verweist. Dann gelten die längeren Fristen für Buchungsbelege. Kläre im Zweifel mit deiner Steuerberatung, welche Lieferscheine bei dir dazugehören, bevor du etwas entsorgst.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Typische Stolpersteine aus dem Lageralltag
Drei Dinge sehen wir bei Händlern immer wieder:
- Falsche Reihenfolge beim Packen. Der Lieferschein wird gedruckt, obwohl die Bestellung noch nicht final ist. Nachträgliche Änderungen stehen dann nicht drauf. Lösung: erst Bestellstatus prüfen, dann drucken.
- Lieferschein und Rechnung im selben Umschlag. Bei B2C oft unerwünscht, bei B2B manchmal gewünscht. Kläre das pro Kundengruppe, nicht pauschal.
- Nummernchaos. Ohne fortlaufende Nummer wird die Zuordnung von Nachfragen, Retouren und Rechnungen mühsam. Ein Nummernkreis kostet fünf Minuten Einrichtung und spart später Stunden.
Wenn du viel mit Lieferscheinen arbeitest, lohnt sich ein Blick auf unsere Seite zum Pick & Pack mit Lieferschein. Dort geht es darum, wie du den Lieferschein-Barcode direkt zum Scannen nutzt und so den Packprozess beschleunigst.
Lieferschein bei Shopware, Billbee und Co.
Die meisten Shopsysteme und Fulfillment-Tools können Lieferscheine erzeugen. Bei Shopware gibt es dafür eigene Vorlagen, die du anpassen kannst – Details dazu haben wir in Shopware Lieferschein zusammengefasst. Billbee ist unser Partner und kann Lieferscheine ebenfalls erstellen; arbeitest du mit dem Billbee-Barcode auf dem Lieferschein, lässt sich die Bestellung am Packtisch eines angebundenen Lagersystems direkt per Scan aufrufen.
Wichtig ist weniger, welches Tool den Lieferschein druckt, sondern dass der Prozess dahinter sauber ist: klare Nummern, korrekte Positionen, passende Vorlage je Kundengruppe. Wer das einmal eingerichtet hat, muss kaum noch darüber nachdenken.
Und wenn du irgendwann an den Punkt kommst, dass du Lieferscheine und Kommissionierung zusammen denken willst, ist der Beitrag zur Kommissionierung ein guter nächster Schritt.
Häufige Fragen zum Lieferschein
Muss ein Lieferschein unterschrieben werden?
Nein, eine Unterschrift ist nicht vorgeschrieben. In der Praxis kann eine Empfangsbestätigung sinnvoll sein, wenn du die Übergabe dokumentieren willst – etwa bei hochwertigen Sendungen. Das ersetzt aber keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Was ist der Unterschied zwischen Lieferschein und Packliste?
Der Lieferschein geht an den Empfänger und listet die gelieferten Positionen. Die Packliste bleibt meist intern und dient der Kontrolle beim Packen. Beide können ähnlich aussehen, haben aber unterschiedliche Adressaten.
Kann ich den Lieferschein auch als Rechnung nutzen?
In der Regel nicht. Eine Rechnung muss die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten – etwa Steuernummer oder USt-IdNr., Entgelt und Leistungsbeschreibung. Ein üblicher Lieferschein erfüllt das nicht. Halte beide Dokumente getrennt.
Was mache ich, wenn der Lieferschein fehlt?
Schick ihn nach oder stell ihn digital bereit. Viele Kunden – gerade B2B – akzeptieren einen PDF-Lieferschein per E-Mail. Für den Wareneingang ist das oft sogar praktischer, weil er sich direkt ablegen lässt.
Wir bauen Lagersoftware für Onlinehändler und Fulfiller im DACH-Raum – damit dein Lager schneller, fehlerfreier und unabhängiger versendet.
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