Zum Inhalt wechselnBeschaffungsprozess: In 6 Schritten zur Ware im Regal
Vom Bedarf bis zur Einlagerung: Der Beschaffungsprozess entscheidet, ob dein Lager läuft oder ständig hinterherhinkt. Hier ist der Ablauf Schritt für Schritt – mit typischen Stolpersteinen aus der Praxis.
Inhaltsverzeichnis
- Schritt 1: Bedarfsermittlung – wie viel brauchst du wirklich?
- Schritt 2: Lieferantenauswahl – nicht nur der Preis zählt
- Schritt 3: Bestellung – schriftlich, eindeutig, nachvollziehbar
- Schritt 4: Wareneingang – hier entscheidet sich die Qualität deiner Bestände
- Schritt 5: Rechnungsprüfung – drei Dokumente, ein Abgleich
- Schritt 6: Einlagerung – und die Frage nach FIFO und LIFO
- So setzt du das mit einer Lagerverwaltung wie beeShip um
- Häufige Stolpersteine im Beschaffungsprozess
- Häufige Fragen zum Beschaffungsprozess
Der Beschaffungsprozess beschreibt alle Schritte vom erkannten Bedarf bis zur eingelagerten Ware: Bedarfsermittlung, Lieferantenauswahl, Bestellung, Wareneingang, Rechnungsprüfung und Einlagerung. Er verbindet Einkauf, Lager und Buchhaltung.
- Der Beschaffungsprozess reicht vom erkannten Bedarf über Bestellung und Wareneingang bis zur eingelagerten Ware.
- Die meisten Fehler entstehen an den Übergängen: unklare Bestellungen, ungeprüfter Wareneingang, Rechnung ohne Abgleich.
- Lagerprinzip (FIFO/FEFO) und Bewertungsverfahren in der Buchhaltung (FIFO/LIFO) sind zwei verschiedene Dinge.
Am Ende dieses Leitfadens weißt du, wie ein Beschaffungsprozess Schritt für Schritt abläuft – und an welchen Stellen es in der Praxis bei Händlern am häufigsten hakt. Kein Lehrbuch-Wissen, sondern der Ablauf, den wir täglich in Lagern sehen.
Stell dir vor: Es ist Montagmorgen, dein Bestseller läuft am Wochenende unerwartet stark, und im Regal stehen noch drei Stück. Jetzt beginnt der Beschaffungsprozess – nur leider oft hektisch, per Zuruf oder aus dem Bauch heraus. Wer den Ablauf einmal sauber aufsetzt, bestellt nicht mehr zu früh, nicht zu spät und nicht das Falsche.
Kurz zur Definition: Der Beschaffungsprozess umfasst alle Schritte vom erkannten Bedarf bis zur eingelagerten Ware. Er verbindet Einkauf, Lager und Buchhaltung – und genau an den Schnittstellen geht am meisten schief.
Schritt 1: Bedarfsermittlung – wie viel brauchst du wirklich?
Alles beginnt mit der Frage: Was fehlt, wie viel und bis wann? Drei Wege sind üblich:
- Verbrauchsgesteuert mit Bestellpunkt: Du bestellst, sobald der Bestand einen Meldebestand unterschreitet. Einfach, funktioniert aber nur, wenn der Meldebestand zur Lieferzeit passt.
- Verbrauchsgesteuert mit festem Rhythmus: Du prüfst den Bestand in festen Abständen, zum Beispiel jeden Montag, und füllst bis zu einer Zielmenge auf. Grundlage ist der Absatz der Vergangenheit.
- Bedarfsgesteuert (auch programmgesteuert): Du bestellst auf Basis konkreter Aufträge, Vorbestellungen oder geplanter Aktionen – also nach dem, was sicher gebraucht wird.
Wichtig: Rechne die Wiederbeschaffungszeit mit ein – also die Zeit von Bestellung bis Ware im Regal. Wer zwei Wochen Lieferzeit hat, muss spätestens zwei Wochen bevor der Bestand aufgebraucht ist bestellen. Sonst steht das Regal leer, während die Bestellung noch unterwegs ist.
Wir sehen oft, dass Händler den Sicherheitsbestand vergessen. Plane einen Puffer ein – nicht aus Angst, sondern weil Lieferzeiten schwanken. Ein kurzer Blick auf die letzten Lieferungen zeigt dir, wie zuverlässig dein Lieferant wirklich ist.
Mehr zur systematischen Ermittlung findest du im Beitrag zur Bedarfsermittlung.
Schritt 2: Lieferantenauswahl – nicht nur der Preis zählt
Der günstigste Lieferant ist selten der beste. Wenn die Ware drei Wochen später kommt oder die Qualität schwankt, kostet dich das mehr als ein paar Cent pro Stück. Schau auf ein paar Dinge gleichzeitig:
- Lieferzeit und Zuverlässigkeit: Wie oft kam die Ware pünktlich?
- Mindestbestellmenge und Konditionen: Passt das zu deinem Absatz?
- Qualität und Reklamationsquote: Wie oft musstest du nachbessern?
- Kommunikation: Erreichst du bei Problemen jemanden?
Bei mehreren Lieferanten pro Artikel streust du Risiko – aber du verlierst Mengenrabatte. Das ist eine Abwägung, kein Dogma. Wer Lieferanten langfristig pflegt, hat im Engpass plötzlich Vorteile. Wie das strukturiert geht, steht auf der Seite zum Lieferantenmanagement.
Schritt 3: Bestellung – schriftlich, eindeutig, nachvollziehbar
Eine Bestellung sollte alles enthalten, was später für den Abgleich nötig ist: Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Preis, Liefertermin, Lieferadresse und deine Bestellnummer. Klingt selbstverständlich – wird aber oft per WhatsApp „mal schnell“ gemacht. Spätestens bei der Rechnungsprüfung rächt sich das.
Praktisch ist ein klarer Status pro Bestellung: Entwurf, bestellt, teilweise erhalten, vollständig erhalten, storniert. So weiß jeder im Team, wo die Bestellung steht – ohne nachzufragen.
Vergib fortlaufende Bestellnummern und nenne sie in jeder Kommunikation mit dem Lieferanten. Das spart dir später viel Hin und Her.
Schritt 4: Wareneingang – hier entscheidet sich die Qualität deiner Bestände
Die Ware kommt an. Jetzt zählt Genauigkeit: Stimmt die Menge? Stimmt der Artikel? Gibt es Transportschäden? Sind Chargen oder MHD auf der Ware, die du erfassen musst?
Prüfe mindestens:
- Menge gegen Lieferschein und Bestellung
- Artikelnummer und Bezeichnung
- Sichtprüfung auf Schäden
- Bei relevanten Produkten: Charge und MHD
Abweichungen gehören dokumentiert – mit Foto und kurzer Notiz. Das ist kein Misstrauen, sondern deine Absicherung bei Reklamationen. Details zum Ablauf findest du unter Wareneingang.
Ein Hinweis zu MHD und Verbrauchsdatum, weil das oft durcheinandergeht: Das Mindesthaltbarkeitsdatum ist kein Verbrauchsdatum. Nach Ablauf des Verbrauchsdatums darf Ware nicht mehr in Verkehr gebracht werden (VO (EU) 1169/2011 Art. 24, eur-lex.europa.eu). Ware mit abgelaufenem Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) darf dagegen grundsätzlich weiter verkauft werden – du trägst dann aber die Verantwortung für ihren einwandfreien Zustand.
Schritt 5: Rechnungsprüfung – drei Dokumente, ein Abgleich
Jetzt kommt der Teil, den viele unterschätzen: Bestellung, Lieferschein und Rechnung müssen zusammenpassen. Menge, Preis, Rabatte, Frachtkosten. Weicht etwas ab, klärst du das vor der Zahlung – nicht danach.
Ein einfacher Dreiklang hilft:
- Bestellt = geliefert? Mengenabgleich
- Geliefert = berechnet? Preisabgleich
- Berechnet = vereinbart? Konditionenabgleich
Bei Teillieferungen und Nachlieferungen wird es knifflig. Dann hilft nur ein sauber geführter Bestellstatus. Sonst zahlst du am Ende doppelt oder gar nicht – beides unangenehm.
Schritt 6: Einlagerung – und die Frage nach FIFO und LIFO
Die Ware ist geprüft, jetzt ins Regal. Dabei gilt im Lager das Prinzip FIFO (First In, First Out) oder – bei verderblicher Ware – FEFO (First Expired, First Out). Also: ältere bzw. früher ablaufende Ware zuerst raus, damit nichts liegen bleibt.
Wichtig, weil es oft verwechselt wird: FIFO und LIFO sind auch Bewertungsverfahren für Vorräte in der Buchhaltung – und das ist etwas völlig anderes als die physische Lagerreihenfolge. Handelsrechtlich sind beide zulässig (§ 256 HGB, gesetze-im-internet.de), steuerlich ist nur LIFO zulässig (§ 6 Abs. 1 Nr. 2a EStG, gesetze-im-internet.de). Im Lager selbst richtest du dich nach FIFO oder FEFO – unabhängig davon, wie du bewertest.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
So setzt du das mit einer Lagerverwaltung wie beeShip um
In beeShip bildest du diesen Ablauf in einem Modul ab: Du pflegst Lieferanten, legst Bestellungen mit Artikelauswahl und Preisen an und siehst alle Bestellungen mit Status – von Entwurf über bestellt und teilweise erhalten bis vollständig erhalten oder storniert. Im Wareneingang erfasst du mobil am Lager, wie viel angekommen ist und wie viel davon schon eingelagert wurde – Dabei zeigt dir die App die bestehenden Lagerplätze des Artikels an, und du kannst Chargennummern und MHD erfassen. Lieferscheine, Rechnungen oder Fotos hängst du direkt an den Wareneingang an. Wenn du Billbee nutzt, werden die Bestände dort bei Wareneingang automatisch aktualisiert und die Änderungen protokolliert.
Häufige Stolpersteine im Beschaffungsprozess
- Kein Sicherheitsbestand: Ein Engpass beim Lieferanten und dein Regal ist leer.
- Bestellungen per Zuruf: Ohne Bestellnummer wird der Abgleich mühsam.
- Wareneingang ohne Prüfung: Fehler fallen erst beim Kunden auf – teuer.
- Rechnung ohne Abgleich: Zu viel oder zu wenig gezahlt.
- FIFO im Kopf, aber nicht im Regal: Ältere Ware bleibt liegen, MHD läuft ab.
- Bestände im Shop und Lager laufen auseinander: Du verkaufst, was gar nicht da ist.
Ehrlicher Tipp mit Haltung: Fang nicht mit dem perfekten Prozess an. Fang mit einem Schritt an, der dir am meisten weh tut – meistens ist das der Wareneingang. Wenn der sauber läuft, wird alles danach einfacher.
Häufige Fragen zum Beschaffungsprozess
Was gehört alles zum Beschaffungsprozess?
Typischerweise sechs Schritte: Bedarfsermittlung, Lieferantenauswahl, Bestellung, Wareneingang, Rechnungsprüfung und Einlagerung. Je nach Betrieb kommen Lieferantenbewertung oder Retouren dazu.
Wie oft sollte ich meinen Sicherheitsbestand prüfen?
Regelmäßig, zum Beispiel einmal im Quartal, und bei stark schwankendem Absatz häufiger. Schau dabei auf Lieferzeiten und Absatz der letzten Wochen – nicht auf ein Gefühl.
Ist FIFO im Lager Pflicht?
Nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber bei verderblicher Ware praktisch unverzichtbar. Bei Lebensmitteln und anderer Ware mit Haltbarkeitsdatum ist FEFO üblich – also das früheste Ablaufdatum zuerst.
Was mache ich bei Teillieferungen?
Bestellstatus auf „teilweise erhalten“ setzen, fehlende Menge dokumentieren und beim Lieferanten nachfassen. Bei der Rechnungsprüfung nur die tatsächlich gelieferte Menge freigeben.
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