Incoterms: Welche Klausel du für welchen Versand brauchst

Du stehst vor der Wahl: Ein Kunde aus Zürich bestellt, ein zweiter aus Manchester. Beide erwarten ein Paket wie aus Deutschland – nichts mit Zollformularen, nichts mit Nachzahlungen. Genau hier kommen die Incoterms ins Spiel. Sie entscheidet, wer Zoll, Steuern und Risiko trägt – und ob dein Kunde am Ende an der Haustür zur Kasse gebeten wird.

Ein typisches Szenario: Der Versand läuft, die Sendung kommt an – und dann kommt die Beschwerde-Mail, weil der Kunde an der Tür Einfuhrabgaben nachzahlen musste. Kein Fehler der Post, kein Fehler des Kunden, sondern eine unklare oder falsch gewählte Lieferbedingung. Wer DAP versendet, aber DDP verspricht, hat ein Problem. Wer umgekehrt DDP versendet, ohne die Steuern einkalkuliert zu haben, zahlt drauf.

01Was sind Incoterms 2020 – und was regeln sie nicht?

Incoterms steht für „International Commercial Terms“. Sie werden von der Internationalen Handelskammer (ICC) herausgegeben, die aktuelle Fassung ist Incoterms 2020. In Deutschland informieren dazu unter anderem die IHKs. Gedacht sind sie vor allem für Verträge zwischen Unternehmen; im Paketversand an Privatkunden tauchen DAP und DDP aber als Begriffe bei Carriern und Zolldaten auf. Die Klauseln legen vor allem fest:

• Wo die Ware übergeben wird und wann das Risiko auf den Käufer übergeht (Gefahrübergang).
• Wer Transport und Verladung organisiert und bezahlt – und bei CIF und CIP, wer die Ware versichert.
• Wer Export- und Importabfertigung übernimmt.
• Wer Zölle, Einfuhrabgaben und Steuern trägt.

Was sie nicht regeln: Eigentumsübergang, Zahlungsbedingungen, anwendbares Recht, Gewährleistung oder das Widerrufsrecht. Das Widerrufsrecht mit 14 Tagen Frist gilt übrigens nur für Verbraucher (§ 355 BGB) – im B2B-Versand also nicht. Und Incoterms sind kein Gesetz, sondern eine vertragliche Vereinbarung. Wer sie nicht ausdrücklich einbezieht, hat sie nicht.

02Die elf Klauseln im Überblick

Die Klauseln sind in vier Gruppen sortiert. Merksatz: In der Reihenfolge E – F – C – D wandern immer mehr Pflichten zum Verkäufer.

Die See-Klauseln FAS, FOB, CFR und CIF spielen für Paketversender kaum eine Rolle. Im E-Commerce begegnen dir vor allem EXW, FCA, DAP und DDP. „Keine“ Versicherungspflicht heißt: Keine Seite muss versichern – wer das Transportrisiko trägt, sichert sich in der Praxis oft trotzdem ab.

03DAP vs. DDP – der Klassiker beim Versand in die Schweiz und nach UK

Beide Klauseln klingen ähnlich: Der Verkäufer liefert bis zum Zielort. Der Unterschied liegt in der Zollabfertigung.

DAP – Delivered at Place

• Vorteil: Du lieferst bis zur Adresse, der Kunde muss sich nicht um Transport kümmern.
• Vorteil: Einfacher kalkulierbar, weil du Einfuhrabgaben nicht vorstreckst.
• Nachteil: Der Kunde wird vom Zoll oder Carrier zur Kasse gebeten – oft unerwartet.
• Nachteil: Verweigert der Kunde die Annahme, geht die Ware zurück – die Kosten dafür bleiben oft an dir hängen.

DDP – Delivered Duty Paid

• Vorteil: Der Kunde bekommt das Paket ohne Nachzahlung – das beste Kauferlebnis.
• Vorteil: Weniger Support-Tickets wegen Zollfragen.
• Nachteil: Du musst Einfuhrumsatzsteuer und Zölle vorstrecken und korrekt abwickeln.
• Nachteil: Je nach Land brauchst du dafür eine steuerliche Registrierung, einen Steuer- bzw. Fiskalvertreter oder einen Dienstleister, der die Verzollung übernimmt.

04Schweiz und UK: warum die Klausel hier doppelt zählt

Beide Länder sind für den Versand aus Deutschland Sonderfälle: Die Schweiz ist nicht in der EU, UK ist seit dem Brexit raus. Heißt: Jede Sendung ist eine Ausfuhr mit Zolldaten (bei Post- und Paketsendungen über CN22/CN23 bzw. die elektronische Zollanmeldung), im Zielland können Einfuhrabgaben anfallen, und als gewerblicher Versender brauchst du in der Regel eine EORI-Nummer.

Für die Schweiz gilt: Bei der Einfuhr wird Schweizer Mehrwertsteuer (Einfuhrsteuer) erhoben, geringe Beträge bleiben unberücksichtigt. Bei DAP zahlt der Kunde diese Abgaben (plus Gebühren des Carriers). Bei DDP trägst du sie – dafür brauchst du eine passende Registrierung oder einen Dienstleister, der die Verzollung für dich übernimmt.

Für UK gilt: Seit dem Brexit gibt es eigene Regeln, Schwellenwerte und ein eigenes VAT-System. Bei Sendungen an Privatkunden bis zu einem Warenwert von 135 £ wird die UK-VAT in der Regel schon beim Verkauf durch den Händler erhoben, der dafür in UK registriert sein muss. Darüber entscheidet die Klausel, wer die Abgaben trägt. Achte darauf, dass deine Zolldaten vollständig sind – Warenbeschreibung, Zolltarifnummer (HS-Code), Warenwert, Ursprungsland und, wo der Carrier es abfragt, die Lieferbedingung. Fehlt eine Angabe, kann die Sendung im Zoll hängen bleiben.

05Für wen passt was?

Es gibt keine „beste“ Klausel. Es gibt nur die, die zu deinem Geschäftsmodell passt.

• Du verkaufst B2C in die Schweiz oder nach UK und willst ein reibungsloses Kauferlebnis? Dann ist DDP die konsequente Wahl – sofern du die steuerliche Abwicklung geregelt hast.
• Du verkaufst B2B oder an Kunden, die Zollprozesse kennen? DAP ist einfacher und günstiger für dich.
• Du versendest nur innerhalb der EU? Incoterms sind hier weniger kritisch – im EU-Binnenmarkt fallen keine Zölle an. Im B2B-Geschäft kann eine Klausel trotzdem sinnvoll sein, um Kosten und Gefahrübergang zu klären.
• Du verkaufst große Mengen an einen Großhändler, der selbst abholt? Dann passt EXW oder FCA.

Unser Tipp: Fang mit DAP an, wenn du neu im internationalen Versand bist. Sobald die Prozesse stehen und die steuerliche Seite geklärt ist, kannst du auf DDP wechseln – oder DDP nur für bestimmte Länder anbieten.

06Incoterms im Shop und in der Versandabwicklung

Die Klausel ist kein Vertragsdokument für die Schublade. Sie gehört sichtbar in den Checkout, in die Auftragsbestätigung, in die Rechnung und in die Zolldaten des Versandlabels. Wenn dein Shop „inkl. Zoll“ verspricht, muss auch das Versandprodukt bzw. die Zollanmeldung auf DDP laufen. Sonst kommt der Kunde mit der Nachzahlung zu dir zurück.

Für den internationalen Versand lohnt sich ein Blick auf unsere Beiträge zum internationalen Versand mit Shopify und Zoll sowie zu den Integrationen von DHL und Deutsche Post. Dort findest du, wie Zolldaten im Label landen und was Carrier typischerweise erwarten.

07So setzt du das mit einer Lagerverwaltung wie beeShip um

In beeShip legst du Versandregeln an, die beeShip automatisch beim Bestellungsimport oder spätestens am Packtisch ausgewertet werden. Eine Regel besteht aus Bedingungen (z. B. Zielland, Gewicht, Bestellsumme, Tag, Bestellquelle), einer Aktion (Versandanbieter und Versandprodukt setzen) und einer Priorität. So kannst du etwa festlegen: Bestellungen in die Schweiz bekommen automatisch das passende Versandprodukt, Bestellungen nach UK ein anderes. Mehrere Bedingungen werden mit UND verknüpft, die Priorität entscheidet bei Überschneidungen. Neue Regeln testest du am besten zuerst mit einer Beispielbestellung.

Bei der UPS-Integration wählst du für internationale Versandarten zusätzlich den Incoterm – DAP oder DDP. beeShip legt für jede Kombination ein eigenes Versandprodukt an, das du per Versandregel zuordnen kannst. Für Sendungen außerhalb der EU erzeugt beeShip mit dem UPS-Etikett automatisch die Handelsrechnung aus den Artikeln der Bestellung. Bei anderen Carriern hängt es vom jeweiligen Versandprodukt und deinem Vertrag ab, wie DAP und DDP abgebildet werden.

08Häufige Fragen zu Incoterms

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte wende dich an Steuerberater, Zollagenten oder die IHK.

Team beeShip

Wir bauen Lagersoftware für Onlinehändler und Fulfiller im DACH-Raum – damit dein Lager schneller, fehlerfreier und unabhängiger versendet.