FIFO-Prinzip: So nutzt du die Lagerlogik richtig

Es ist Montag, 8:12 Uhr. Dein Lagerteam startet die erste Kommissionierwelle. Auf dem Pickzettel steht ein Artikel, den du in zwei Chargen auf Lager hast: eine von letzter Woche, eine von vor drei Monaten. Der Mitarbeiter greift zur erstbesten – und erwischt die neue Ware. Kein Weltuntergang? Doch. Denn die alte Charge bleibt liegen, das MHD rückt näher, und am Ende bleibt sie dir als Abschreibung übrig. Ein klarer Fall fürs FIFO-Prinzip.

Solche Szenen sehen wir bei Händlern und Fulfillern oft. Nicht, weil jemand schlampig arbeitet, sondern weil die Lagerlogik nicht eindeutig geregelt ist. Genau hier kommt das FIFO-Prinzip ins Spiel: First In, First Out. Die zuerst eingelagerte Ware wird zuerst entnommen. Klingt banal, ist in der Praxis aber erstaunlich fehleranfällig.

In diesem Beitrag zeigen wir dir anhand einer typischen Geschichte, wie du FIFO im Lager etablierst, welche Stolpersteine lauern und wie du das Ganze mit einem WMS wie beeShip umsetzt.

01Was steckt hinter dem FIFO-Prinzip?

Im Lager ist FIFO ein Entnahmeprinzip: Es legt fest, in welcher Reihenfolge Ware das Lager verlässt – die älteste Charge zuerst. Das hilft bei Elektronik oder Saisonartikeln, bei denen alte Modelle sonst verstauben, und überall dort, wo Ware altert. Bei Lebensmitteln oder Kosmetik mit Haltbarkeitsdatum arbeitet man meist mit der Variante FEFO (siehe unten). In der Buchhaltung gibt es FIFO zusätzlich als Bewertungsverfahren – das ist ein anderes Thema, zu dem wir weiter unten kommen.

Das Gegenteil wäre LIFO (Last In, First Out) – die zuletzt eingelagerte Ware geht zuerst raus. Im Lager macht das nur in Ausnahmefällen Sinn, etwa bei Schüttgut ohne Verfallsdatum. Für die meisten Onlineshops ist FIFO die richtige Wahl.

Wichtig: FIFO ist nicht dasselbe wie FEFO (First Expired, First Out). Bei FEFO entnimmst du nach Ablaufdatum, nicht nach Einlagerungsdatum. Bei Lebensmitteln mit unterschiedlichem MHD ist FEFO oft die bessere Wahl. Für alles andere reicht FIFO.

02Warum das in der Praxis so oft schiefgeht

Zurück zu deinem Montagmorgen. Der Mitarbeiter greift zur falschen Charge. Warum passiert das?

• Keine klare Kennzeichnung: Die Kartons sehen gleich aus, das Wareneingangsdatum steht nirgends.
• Falsche Lagerung: Neue Ware wird vor die alte gestapelt, weil sie leichter erreichbar ist.
• Fehlende Vorgabe im System: Der Pickzettel sagt nur „1 Stück Artikel X“, nicht welche Charge.
• Zeitdruck: In der Peak-Saison wird genommen, was am schnellsten greifbar ist.

Das Ergebnis: Alte Ware bleibt liegen. Bei Lebensmitteln droht Verderb, bei Kosmetik laufen Haltbarkeitsdaten ab, bei Elektronik veraltet die Version. Am Ende bleibt dir nichts anderes übrig, als abzuschreiben.

03So baust du dein Lager FIFO-fähig auf

FIFO funktioniert nicht von selbst. Du musst dein Lager so aufbauen, dass die älteste Ware automatisch zuerst gegriffen wird. Drei Dinge helfen:

1. Regalaufbau mit Durchlaufregal

Ein Durchlaufregal (meist mit Röllchen- oder Rollenbahnen) ist die Königsdisziplin für FIFO. Du befüllst hinten, entnimmst vorne. Die Ware rutscht automatisch nach. So kann dein Team gar nicht anders, als die älteste Charge zuerst zu nehmen.

Für kleinere Lager reicht auch ein einfaches Regal, bei dem du neue Ware immer hinter die alte stellst. Wichtig ist die Disziplin: Neue Lieferung kommt nach hinten, nicht nach vorne.

2. Entnahme nach Wareneingangsdatum oder Charge

Jede Charge bekommt ein Datum. Entweder das Wareneingangsdatum oder – wenn vorhanden – das Herstellungsdatum. Bei Produkten mit MHD nimmst du das MHD. Das System gibt dir dann vor, welche Charge zuerst dran ist.

Ohne Chargennummern wird es schwierig. Denn dann weißt du zwar, dass du zwei Lieferungen hattest, aber nicht, welche Charge gerade im Regal steht. Mehr dazu in unserem Lexikonbeitrag zur Chargennummer.

3. Klare Kennzeichnung

Jede Palette, jede Kiste, jedes Fach bekommt ein Label mit Datum und Charge. Farbige Aufkleber pro Monat helfen auf einen Blick. Rot für älter als 3 Monate, gelb für 1–3 Monate, grün für frisch. So sieht dein Team sofort, wo die älteste Ware steht.

04FIFO und die Sache mit der Bewertung

Jetzt wird es tricky. Denn FIFO taucht an zwei Stellen auf: im Lager und in der Buchhaltung. Und das sind zwei verschiedene Paar Schuhe.

Im Lager geht es um die physische Entnahme: Welche Kiste öffne ich zuerst? In der Buchhaltung geht es um die Bewertung: Mit welchem Wert setze ich den Verbrauch an?

Handelsrechtlich sind für gleichartige Vorräte beide Verbrauchsfolgeverfahren zulässig – FIFO und LIFO –, soweit das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht (§ 256 HGB). Steuerlich ist es anders: Als Verbrauchsfolgeverfahren lässt das Einkommensteuergesetz nur LIFO zu (§ 6 Abs. 1 Nr. 2a EStG). FIFO ist dort nicht erlaubt; daneben ist steuerlich vor allem die Durchschnittsbewertung verbreitet.

Das heißt: Wie du Ware im Regal entnimmst und wie du den Bestand bewertest, sind zwei getrennte Entscheidungen. Welches Bewertungsverfahren für dich in Frage kommt und welche Voraussetzungen gelten, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für deine konkrete Situation sprich bitte mit deinem Steuerberater.

05FIFO vs. FEFO vs. LIFO: Der schnelle Vergleich

Welches Prinzip wann? Hier eine Übersicht:

Für die meisten Onlineshops ist FIFO oder FEFO die richtige Wahl. LIFO macht im Lager selten Sinn.

06Typische Stolpersteine, die wir bei Händlern sehen

FIFO scheitert selten an der Theorie, sondern an der Umsetzung. Diese Punkte tauchen immer wieder auf:

• Keine Chargenverwaltung: Ohne Chargennummern weißt du nicht, welche Ware wann kam. Also kannst du FIFO nicht sauber steuern.
• MHD nicht erfasst: Bei Produkten mit Haltbarkeitsdatum musst du das MHD im System haben. Sonst kann dich das System nicht warnen.
• Wareneingang ohne Datum: Wenn du beim Einlagern kein Datum vergibst, ist FIFO reine Glückssache.
• Kein Prozess für Retouren: Retourenware muss wieder eingelagert werden – mit ursprünglichem Datum, nicht mit heutigem.
• Mitarbeiter nicht geschult: FIFO muss jedem im Lager klar sein. Ein kurzes Briefing reicht oft schon.

Wenn du diese Punkte abhakst, hast du schon viel gewonnen.

07So setzt du das mit einer Lagerverwaltung wie beeShip um

Für FIFO und FEFO brauchst du vor allem saubere Daten zu Charge und Datum – genau da setzt beeShip an. Beim Wareneingang erfasst du in der mobilen App neben Menge und Lagerort auch Chargennummer und Mindesthaltbarkeitsdatum. Die MHD-Verwaltung zeigt dir dann auf einen Blick, welche Bestände abgelaufen sind, welche in den nächsten 7 Tagen ablaufen und welche in 8 bis 30 Tagen – filterbar nach Lagerort und als CSV exportierbar. So erkennst du, welche Ware zuerst raus muss, und kannst per App umlagern.

Beim Verpacken fordert beeShip für Artikel mit aktivem Schalter „Charge Scannen“ die Chargennummer an – per Scan, manueller Eingabe oder Auswahl aus vorhandenen Chargen. Arbeitest du mit Billbee, werden die Chargennummern nach dem Versand automatisch im internen Kommentar des Auftrags gespeichert. So bleibt nachvollziehbar, welche Charge an welchen Kunden ging. Mehr dazu auf unserer Seite zur Chargennummern-Verwaltung.

08Was du mitnehmen kannst

• FIFO heißt: älteste Ware zuerst entnehmen. Das verhindert Verderb und Abschreibungen.
• Für die Umsetzung brauchst du klare Regeln, Beschriftung und idealerweise ein WMS, das die Reihenfolge vorgibt.
• Lagerprinzip und Bewertungsverfahren sind getrennt zu betrachten: handelsrechtlich ist FIFO als Bewertungsverfahren zulässig, steuerlich als Verbrauchsfolgeverfahren nur LIFO.
• FEFO ist bei Produkten mit MHD oft die bessere Wahl – vor allem bei Lebensmitteln und Kosmetik.
• Ohne Chargennummern wird FIFO schnell zur Glückssache. Erfasse sie konsequent.

FIFO ist kein Hexenwerk, aber es braucht Disziplin. Wenn du die Regeln klar kommunizierst und dein System die Reihenfolge vorgibt, läuft es fast von allein. Und du sparst dir am Ende die Diskussion über abgelaufene Ware.

09Häufige Fragen zum FIFO-Prinzip

Für die Praxis empfehlen wir, FIFO mit einer klaren Lagerstruktur und einem WMS zu kombinieren. So behältst du den Überblick und kannst bei Bedarf auch die Lagerumschlagshäufigkeit im Auge behalten.

Team beeShip

Wir bauen Lagersoftware für Onlinehändler und Fulfiller im DACH-Raum – damit dein Lager schneller, fehlerfreier und unabhängiger versendet.