Seriennummer: Was ist eine Seriennummer? Einfach erklärt

„Wir haben hier ein Gerät zurückbekommen – ist das wirklich unseres?“ Diese Frage kommt im Lager öfter, als man denkt. Und genau hier kommt die Seriennummer ins Spiel. Was ist eine Seriennummer also genau – und wann lohnt sie sich?

Kurz gesagt: Eine Seriennummer ist eine eindeutige Kennung, die ein einzelnes Exemplar eines Produkts identifiziert. Sie unterscheidet sich damit grundlegend von der Chargennummer, die eine ganze Produktionscharge kennzeichnet. Wenn du also wissen willst, was eine Seriennummer ist und warum sie im Lageralltag so wertvoll sein kann, bist du hier richtig.

Seriennummern können im Lager viel Klarheit schaffen – sie können aber auch unnötigen Aufwand erzeugen, wenn du sie für jeden Artikel erfasst.

01Was ist eine Seriennummer – und was nicht?

Eine Seriennummer ist eine einmalige Zeichenfolge, die ein einzelnes Produkt eindeutig kennzeichnet. Sie wird meist vom Hersteller vergeben und bleibt über den gesamten Lebenszyklus des Artikels gleich. Typische Beispiele: Elektronikgeräte, Maschinen, hochwertige Werkzeuge, medizinische Produkte.

Wichtig zur Abgrenzung:

• Artikelnummer (SKU): kennzeichnet den Produkttyp, nicht das Einzelstück. Alle Exemplare desselben Artikels haben dieselbe Artikelnummer. Mehr dazu in unserem Lexikon-Beitrag zur Artikelnummer.
• Chargennummer: kennzeichnet eine Produktionscharge – also eine Gruppe von Exemplaren, die gemeinsam hergestellt wurden. Details findest du im Beitrag zur Chargennummer.
• Seriennummer: kennzeichnet genau ein Exemplar. Kein anderes Stück trägt dieselbe Nummer.

Diese Unterscheidung ist im Lager entscheidend: Wenn du eine Retoure prüfst und feststellen willst, ob das Gerät tatsächlich von dir stammt, hilft dir die Artikelnummer nicht weiter – die Seriennummer schon.

02Warum ist die Seriennummer im Lager so nützlich?

Seriennummern sind kein Selbstzweck. Sie lösen konkrete Probleme, die im Lageralltag immer wieder auftauchen:

• Einzelstückverfolgung: Du weißt jederzeit, welches konkrete Gerät an welchen Kunden gegangen ist.
• Garantieabwicklung: Bei einer Reklamation kannst du prüfen, ob das Gerät aus deinem Bestand stammt und wann es verkauft wurde.
• Retourenprüfung: Du erkennst, ob der Kunde wirklich das Gerät zurückschickt, das er bei dir gekauft hat – oder ein anderes Exemplar.
• Rückverfolgbarkeit: Bei Rückrufen oder Qualitätsproblemen kannst du eingrenzen, welche Stücke betroffen sind.

Gerade bei Elektronik, Maschinen oder hochpreisigen Artikeln ist das ein echter Vorteil. Bei Socken, Schrauben oder Massenware ohne Einzelstückcharakter bringt es dagegen wenig – und kostet nur Zeit.

03Wann ist eine Seriennummer Pflicht – und wann nicht?

Hier herrscht oft Verwirrung. Grundsätzlich gilt: Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur Seriennummernerfassung im Lager gibt es nicht. In bestimmten Sonderbereichen ist sie jedoch vorgeschrieben:

• Medizinprodukte: Die UDI (Unique Device Identification) nach der Medizinprodukte-Verordnung (EU) 2017/745 verlangt eine eindeutige Produktkennzeichnung; je nach Produkt enthält sie eine Los- oder eine Seriennummer. Mehr dazu bei EUR-Lex.
• Arzneimittel: Verschreibungspflichtige Arzneimittel tragen nach den EU-Fälschungsschutzvorgaben ein individuelles Erkennungsmerkmal mit Seriennummer; in Deutschland wird das über securPharm geprüft.
• Bestimmte technische Produkte: In einzelnen Branchen gibt es Vorgaben zur Rückverfolgbarkeit, etwa bei Fahrzeugteilen oder bestimmten Maschinen.

Für die meisten Onlinehändler und Fulfiller außerhalb dieser Bereiche ist die Seriennummernerfassung also freiwillig. Sie ist eine betriebliche Entscheidung – keine allgemeine Pflicht. Ob für deine Produkte Sonderregeln gelten, klärst du am besten mit deinem Hersteller oder einer Fachberatung. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

04Seriennummer vs. Chargennummer: Wo liegt der Unterschied?

Beide Kennungen dienen der Rückverfolgbarkeit, aber auf unterschiedlichen Ebenen. Die Seriennummer identifiziert ein einzelnes Stück, die Chargennummer eine Gruppe von Stücken, die gemeinsam produziert wurden.

In der Praxis können beide Kennungen parallel auftreten – etwa bei Medizinprodukten, wo Charge und Seriennummer gemeinsam erfasst werden können. Für die meisten Händler reicht aber eine der beiden.

05Wie erfasst man Seriennummern effizient im Lager?

Grundsätzlich gibt es zwei Ansätze: Du erfasst Seriennummern schon beim Wareneingang – dann kennst du jedes Stück im Bestand, hast aber mehr Aufwand beim Einlagern. Oder du erfasst sie erst beim Verpacken bzw. Versenden. Für viele Händler ist das der pragmatischere Weg, denn erst dann steht fest, welches konkrete Stück an welchen Kunden geht.

Bewährte Methoden:

1. Scannen: Wenn die Seriennummer als Barcode vorliegt, ist Scannen die schnellste und fehlerärmste Methode.
2. Manuelle Eingabe: Funktioniert, ist aber fehleranfällig – besonders bei langen Nummern.
3. Bulk-Erfassung: Bei Bestellungen mit mehreren seriennummernpflichtigen Artikeln kannst du alle Nummern in einer Übersicht erfassen, statt jede einzeln einzugeben.

Ein typischer Stolperstein: Die Seriennummer wird zwar erfasst, aber nicht auf dem Lieferschein oder der Rechnung ausgegeben. Dann fehlt dem Kunden die Referenz bei einer späteren Reklamation. Achte also darauf, dass die Nummer dort landet, wo sie gebraucht wird.

06So setzt du das mit einer Lagerverwaltung wie beeShip um

In beeShip aktivierst du die Seriennummern-Funktion pro Artikel über den Schalter in der Spalte „Seriennummer“ in der Artikelübersicht. Sobald sie aktiv ist, fordert beeShip beim Verpacken automatisch die Erfassung an.

Die Eingabe läuft am Packplatz: Du scannst den Artikel, klickst ihn an oder nutzt den Bulk-Modus per „Sendorder“, um mehrere Seriennummern einer Bestellung auf einmal zu erfassen. Nach Abschluss des Versands überträgt beeShip die Nummern automatisch an Billbee, wo sie im internen Kommentar des Auftrags gespeichert werden. Über den Platzhalter {PrivateNote} kannst du sie auf Rechnungen, Lieferscheinen oder in E-Mails ausgeben. Mehr dazu auf der Seite Seriennummern-Verwaltung.

07Was sind typische Fehler bei der Seriennummernverwaltung?

Diese Stolpersteine tauchen in der Praxis immer wieder auf:

• Seriennummern für alles aktivieren: Das bremst den Packprozess aus, ohne echten Nutzen.
• Erfassung erst nach dem Versand: Dann ist die Zuordnung zum Auftrag oft nicht mehr möglich.
• Keine Ausgabe auf Dokumenten: Der Kunde hat bei einer Reklamation keine Referenz.
• Vertrauliche Infos im falschen Feld: Wenn du Seriennummern über ein Notizfeld auf Dokumente ausgibst (in Billbee etwa über {PrivateNote}), wird der gesamte Inhalt des Felds sichtbar – also Vorsicht mit internen Notizen.
• Fehlende Prüfung bei Retouren: Ohne Abgleich der Seriennummer kannst du nicht sicher sein, dass das zurückgesandte Gerät deines ist.

Die gute Nachricht: Die meisten dieser Fehler lassen sich mit klaren Prozessen und der richtigen Aktivierung leicht vermeiden.

08Seriennummern und Retouren: Was du prüfen solltest

Bei Retouren ist die Seriennummer dein wichtigstes Werkzeug. Du kannst prüfen, ob das zurückgesandte Gerät tatsächlich aus deinem Bestand stammt und ob es das Exemplar ist, das der Kunde bestellt hat.

Das schützt dich vor Betrugsversuchen – etwa wenn ein defektes Altgerät gegen ein neues ausgetauscht und zurückgeschickt wird. Gleichzeitig hilft es bei der Garantieabwicklung: Du siehst, wann das Gerät verkauft wurde und ob die Garantie noch läuft.

Wichtig: Das gesetzliche Widerrufsrecht mit 14-tägiger Frist gilt nur für Verbraucher (§ 355 BGB). Bei Geschäftskunden gelten andere Regeln. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

09FIFO, FEFO und Seriennummern – was hat das miteinander zu tun?

FIFO (First In, First Out) und FEFO (First Expired, First Out) sind physische Lagerprinzipien: Ältere Ware wird zuerst entnommen, bei FEFO die zuerst ablaufende. Sie haben nichts mit Seriennummern zu tun – können aber kombiniert werden.

Wenn du seriennummernpflichtige Artikel lagerst, kannst du FIFO anwenden und zusätzlich die Seriennummer des entnommenen Stücks erfassen. So weißt du nicht nur, welche Charge zuerst rausging, sondern auch, welches konkrete Exemplar.

Nicht verwechseln: FIFO und LIFO als Bewertungsverfahren sind etwas anderes. Handelsrechtlich sind beide zulässig (§ 256 HGB), steuerlich nur LIFO (§ 6 Abs. 1 Nr. 2a EStG). Das ist eine buchhalterische Frage, keine Lagerfrage.

10Häufige Fragen zu Seriennummern

Team beeShip

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