Zum Inhalt wechselnVersandprozesse optimieren: Ein DHL-Tag im Lager
Montag, 7:30 Uhr, der DHL-Abholer kommt um 16 Uhr. An einem Beispieltag zeigen wir, wie ein Versandtag strukturiert abläuft – vom Import über Pickliste und Packstation bis zum Tagesabschluss.
Inhaltsverzeichnis
- 7:30 Uhr: Bestellungen kommen rein – und dann?
- 8:30 Uhr: Kommissionieren mit Pickliste statt Zettelwirtschaft
- 10:00 Uhr: Packen an der Packstation – scannen statt tippen
- 11:30 Uhr: Gewicht, Waage und der Cloud Print Client
- 13:00 Uhr: Etiketten, Tracking und DHL-Integration
- 14:30 Uhr: Adressfehler und andere Stolpersteine
- 15:30 Uhr: Tagesabschluss und die DHL-Übergabeliste
- Versandprozesse optimieren mit beeShip
- Vorher / Nachher: Was sich ändert
- Was du mitnehmen kannst
- Häufige Fragen: Versandprozesse optimieren
Versandprozesse optimieren heißt, die Schritte vom Bestellimport über Kommissionierung und Packen bis zu Etikett und Tagesabschluss so zu gestalten, dass Fehler früh auffallen und wenig Handarbeit nötig ist – etwa durch feste Regeln und Scannen statt Tippen.
- Ein Versandtag hat feste Stationen: Import, Kommissionieren, Packen, Versand, Tagesabschluss – jede mit eigenen Stolpersteinen.
- Versandprozesse optimieren heißt vor allem: Regeln definieren, scannen statt tippen, Fehler früh abfangen.
- beeShip verbindet Shop, Pickliste, Packstation und DHL-Etikett (mit deinem eigenen DHL-Geschäftskundenvertrag) in einem Ablauf – der Tagesabschluss als Übergabeliste inklusive.
Es ist Montag, 7:30 Uhr. Der erste Kaffee steht noch, da ploppen im Shop schon die ersten Bestellungen auf. Der DHL-Abholer kommt um 16 Uhr – bis dahin müssen alle Pakete gepackt, etikettiert und in der Übergabeliste stehen. Klingt machbar. Ist es auch, wenn der Versandprozess sitzt. Genau darum geht es hier: Wir gehen einen DHL-Tag von morgens bis nachmittags durch und zeigen, wo du deine Versandprozesse optimieren kannst, damit am Ende niemand hektisch durchs Lager rennt.
Der Tag ist ein Beispiel: keine echte Firma, die Uhrzeiten sind frei gewählt. Du erkennst dich vielleicht in der einen oder anderen Szene wieder. Und du siehst, an welchen Stellen sich Versandprozesse optimieren lassen, ohne dass du dein ganzes Lager umbauen musst.
7:30 Uhr: Bestellungen kommen rein – und dann?
Der Shop meldet neue Bestellungen. Bei vielen Händlern heißt das: manuell exportieren, in eine Tabelle kippen, ausdrucken, sortieren. Das kostet Zeit und ist die erste Stelle, an der Fehler entstehen – falsche Adresse, doppelte Sendung, vergessene Position.
Besser ist ein automatischer Import. Bei beeShip kommen die Bestellungen aus den angebundenen Shops und Systemen herein – etwa Shopify, Shopware 6, WooCommerce, Magento 2, Gambio, Odoo oder Billbee. Billbee ist dabei ein starker Partner: Was dort aus deinen Kanälen zusammenläuft, spielt mit beeShip als Lager sauber zusammen. Marktplätze wie OTTO Market, Kaufland oder TikTok Shop sind nicht direkt angebunden; ihre Bestellungen kommen über ein System wie Billbee in dein Lager.
Wichtig ist die Richtung: Bestellungen und Artikel kommen vom Shop zu beeShip. Sobald das Etikett erstellt ist, speichert beeShip die Sendungsnummer an der Bestellung und meldet sie an den verbundenen Shop zurück – was genau zurückgeht, hängt von der jeweiligen Anbindung ab. Für die Versand-E-Mail an deine Kundschaft sorgt weiterhin dein Shop.
Tag-Regeln laufen automatisch beim Import und markieren Bestellungen, etwa nach Zielland, Gewicht, Bestellsumme, Bestellquelle oder Bezahlart. Versandregeln wählen daraus Carrier und Versandprodukt, Picklisten-Vorlagen filtern nach Tags. Je klarer diese Regeln sind, desto ruhiger der Tag.
8:30 Uhr: Kommissionieren mit Pickliste statt Zettelwirtschaft
Jetzt geht es ins Lager. Die klassische Variante: ein Stapel Bestellungen, jede einzeln abarbeiten. Das ist langsam und fehleranfällig, besonders wenn ein Artikel in mehreren Aufträgen vorkommt.
Mit einer Pickliste drehst du den Spieß um. Statt Bestellung für Bestellung läufst du Weg für Weg und sammelst Artikel für mehrere Aufträge gleichzeitig. Das verkürzt Wege und du greifst seltener daneben. beeShip bietet dafür mehrere Pickstrategien, zum Beispiel Sammelkommissionierung, rollende Kommissionierung oder eigene Listen für Einzelartikel-Bestellungen. Wie das aufgebaut ist, zeigt die Seite zu Pick & Pack & Ship.
Typischer Stolperstein: Artikel, die ähnlich aussehen oder dicht beieinander liegen. Hier hilft Scannen statt Zählen. Und wenn du mit Chargen oder Seriennummern arbeitest, sowieso.
10:00 Uhr: Packen an der Packstation – scannen statt tippen
Zurück an der Packstation. Der Ablauf ist bewusst schlank: Lieferschein oder Auftrags-Barcode scannen, Artikel scannen, Gewicht erfassen, Etikett drucken. Die Bestellung erscheint sofort mit allen Positionen, das Mengen-Feld zählt automatisch hoch. Wer es noch flüssiger mag, nutzt die Auto-Pickstation: Dort lädt nach dem Abschluss automatisch der nächste Auftrag.
Bei Artikeln mit Pflicht-Charge erscheint ein Feld für die Chargennummer, bei Pflicht-Seriennummern eines für die Seriennummer. Auch hier gilt: scannen statt manuell tippen – das vermeidet Fehler und geht schneller.
Was, wenn ein Artikel fehlt? Dann parkst du den Auftrag. Grund eingeben, zum Beispiel „Pos. 3 fehlt im Lager“, und die Bestellung landet unter den geparkten Bestellungen. Später weiterlaufen lassen, ohne von vorn anzufangen. Bei Label- oder API-Fehlern parkt beeShip Aufträge auch automatisch.
Teste den Etikettendrucker zu Schichtbeginn mit einem Probedruck. Klingt banal, spart aber genau die Hektik, wenn um 15:45 Uhr plötzlich kein Etikett mehr rauskommt.
11:30 Uhr: Gewicht, Waage und der Cloud Print Client
Gewicht ist ein unterschätzter Punkt. Ist es falsch angegeben, drohen Nachforderungen oder ein unpassendes Versandprodukt. Wer die Waage direkt an die Packstation anbindet, muss nichts abtippen.
In beeShip läuft das über den Cloud Print Client von beeShip Cloud Printing – ein optionales Zusatz-Abo. USB- oder serielle Waagen werden darüber angebunden, das Gewicht wird live übernommen. Mehrere Pakete einer Bestellung können unterschiedlich schwer sein; du legst die Anzahl Pakete fest (1 bis 10) und trägst pro Paket das Gewicht ein.
Mehrpaket-Versand kann die bessere Wahl sein als eine unförmige Übergröße. Ob sich das lohnt, hängt von Tarif und Vertrag ab, und Konditionen können sich ändern; schau im Zweifel in deine aktuellen Carrier-Vereinbarungen.
13:00 Uhr: Etiketten, Tracking und DHL-Integration
Mit dem Bestätigen wird das Versandetikett erstellt und über den hinterlegten Drucker ausgegeben. Die Tracking-Nummer wird automatisch zur Bestellung gespeichert und an den verbundenen Shop zurückgemeldet. Kein Nachtragen, kein Copy-Paste. Welches DHL-Produkt verwendet wird, kann eine Versandregel vorab festlegen, zum Beispiel nach Zielland oder Gewicht.
Wie die Anbindung an DHL und andere Carrier aufgebaut ist, findest du auf der Seite zur DHL-Integration in der Versandsoftware. Voraussetzung ist ein DHL-Geschäftskundenvertrag mit Zugang zum Geschäftskundenportal; Privatkundenkonten werden nicht unterstützt. Neben DHL sind unter anderem DPD, GLS, Hermes, UPS und die Österreichische Post direkt angebunden, die Deutsche Post Internetmarke befindet sich im finalen Rollout. Welche DHL-Produkte du nutzen kannst, hängt von deinem Vertrag ab. Produktnamen und Konditionen ändern sich; prüf das bei DHL direkt.
Und was, wenn ein Artikel zu viel gescannt wurde? Der Mengen-Zähler begrenzt sich auf das Soll, überzählige Scans werden mit Hinweis abgelehnt. Das klingt klein, verhindert aber genau die Fehler, die später Retouren oder Reklamationen auslösen.
14:30 Uhr: Adressfehler und andere Stolpersteine
Adressen sind ein Dauerthema. Mal fehlt die Hausnummer, mal ist der Ort falsch geschrieben, mal passt die PLZ nicht zur Straße. Solche Sendungen einfach rausdrücken und hoffen – das wird teuer.
Besser: Solche Aufträge früh erkennen, klären, dann weiterlaufen lassen. In beeShip werden fehlerhafte Adressen in der Bestellübersicht rot markiert, du kannst danach filtern und die Adresse direkt korrigieren. Fällt es erst an der Packstation auf, parkst du den Auftrag mit Grund und findest ihn später unter „Geparkte Bestellungen“ wieder.
Was wir bei Händlern oft sehen: Adressfehler werden erst beim Carrier bemerkt. Dann ist das Paket schon unterwegs. Je früher im Prozess du solche Fälle abfängst, desto weniger Nacharbeit.
Wie du Kommissionierungsfehler reduzierst
Ein großer Hebel ist die Scan-Validierung: Jeder Artikel wird gescannt, das System prüft gegen den Auftrag. Klingt nach einem kleinen Extra-Schritt, ist aber ein sehr wirksamer Schutz gegen Vertauschungen. Mehr dazu auf der Seite Kommissionierungsfehler vermeiden.
15:30 Uhr: Tagesabschluss und die DHL-Übergabeliste
Der Abholer steht vor der Tür. Jetzt zählt, dass du eine saubere Übergabeliste hast. Der Tagesabschluss in beeShip zeigt alle versendeten Sendungen mit Carrier, Versandprodukt und Tracking-Nummer, filterbar nach Datum, Benutzer und Tag. Mit dem Tag-Filter „DHL“ und dem heutigen Datum exportierst du eine fertige Liste als CSV oder PDF für die DHL-Abholung – und hast sie gleich als Tagesarchiv.
Ohne diese Liste wird es schwammig: Welche Pakete sind raus? Welche fehlen? Welche sind noch geparkt? Ein Tagesabschluss, der aus dem System kommt, beantwortet das in einem Blick.
Und dann? Kurz durchatmen. Morgen geht es wieder los – mit denselben Regeln, derselben Packstation, demselben Ablauf.
Versandprozesse optimieren mit beeShip
beeShip ist eine Cloud-Lagerverwaltung (WMS) für Onlinehändler und Fulfiller, Made in Germany. Der Versandtag, den du oben gelesen hast, ist genau der Ablauf, den beeShip abbildet: Bestellungen kommen aus den angebundenen Shops herein, die Pickliste führt durchs Lager, die Packstation übernimmt das Verpacken und Versenden, das Etikett geht raus, die Tracking-Nummer geht zurück in den Shop.
Was beeShip dabei automatisch macht: Bestellungen importieren, Tag- und Versandregeln anwenden, beim Packabschluss das Etikett erstellen und die Sendungsnummer zurückmelden. Was du einmal festlegst: Regeln, Picklisten-Vorlagen und Carrier-Konfigurationen. Am Packtisch entscheidet dein Team nur noch im Ausnahmefall, etwa beim Parken oder bei Mehrpaket-Sendungen. Die Waage bindest du optional über den Cloud Print Client an (Zusatz-Abo).
Das ist kein Hexenwerk, braucht aber eine saubere Einrichtung. Die gehen wir in der Demo gern an deinem eigenen Ablauf durch.
Vorher / Nachher: Was sich ändert
| Thema | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Bestellimport | Manuell aus Shop exportieren, in Tabelle sortieren | Automatischer Import aus dem angebundenen Shop |
| Kommissionieren | Eine Bestellung nach der anderen, Zettelwirtschaft | Pickliste über mehrere Aufträge, Wege gebündelt |
| Prüfung | Per Auge, per Zählung | Scan-Validierung gegen den Auftrag |
| Gewicht | Schätzen oder abtippen | Waage über Cloud Print Client angebunden (Zusatz-Abo) |
| Adressfehler | Fällt erst beim Carrier auf | Rot markiert in der Übersicht, korrigieren oder Auftrag parken |
| Tagesabschluss | Pakete zählen, Liste selbst schreiben | Tagesabschluss als CSV/PDF, z. B. gefiltert auf DHL |
Versandprozesse optimieren heißt nicht, schneller zu rennen. Es heißt, die richtigen Dinge früh zu klären – dann läuft der Tag fast von allein.
Team beeShip
Was du mitnehmen kannst
- Definiere Tag- und Versandregeln, bevor der erste Pick läuft – sie entscheiden über deine Picklisten.
- Scannen statt tippen: an der Packstation, bei Chargen und Seriennummern, bei der Gewichtserfassung.
- Parken ist kein Notausgang, sondern ein Werkzeug – für fehlende Artikel und Adressfehler.
- Der Tagesabschluss als Übergabeliste (CSV/PDF) ist dein Nachweis gegenüber dem Carrier.
- Shop, Lager und Carrier sauber verbunden – dann läuft der DHL-Tag ruhig ab.
Häufige Fragen: Versandprozesse optimieren
Was gehört alles zu einem optimierten Versandprozess?
Ein klarer Ablauf von Bestellimport über Kommissionierung und Packen bis zum Tagesabschluss. Dazu Regeln (Tags, Versandart, Carrier), Scan-Validierung, ein Parken-Mechanismus für Probleme und eine Übergabeliste für den Carrier.
Wie binde ich DHL an meine Versandsoftware an?
Du brauchst einen DHL-Geschäftskundenvertrag. In beeShip trägst du die Zugangsdaten zum DHL-Geschäftskundenportal, deine Kundennummer (EKP) und die Teilnahme-Codes ein, hinterlegst die Absenderadresse und testest die Verbindung. Mehrere DHL-Konfigurationen, etwa pro Lager oder Marke, sind möglich. Welche Produkte verfügbar sind, hängt von deinem Vertrag ab.
Kann ich mehrere Pakete für eine Bestellung versenden?
Ja. An der Packstation legst du die Anzahl Pakete fest (1 bis 10) und trägst pro Paket das Gewicht ein. Mehrere Pakete einer Bestellung können unterschiedlich schwer sein.
Was mache ich, wenn ein Artikel im Lager fehlt?
Auftrag parken, Grund eingeben, später weiterlaufen lassen. Die Bestellung erscheint unter den geparkten Bestellungen und der Workflow läuft beim Wieder-Aufruf nahtlos weiter.
Wie kommt die Tracking-Nummer in den Shop zurück?
Mit dem Bestätigen an der Packstation wird das Etikett erstellt, die Tracking-Nummer automatisch an der Bestellung gespeichert und an den verbundenen Shop zurückgemeldet – ohne manuelles Nachtragen. Was genau zurückgeht, hängt von der jeweiligen Shop-Anbindung ab.
Carrier-Konditionen, Produktnamen und Tarife können sich ändern – prüf die aktuellen Angaben bei deinem Anbieter.
Wir bauen Lagersoftware für Onlinehändler und Fulfiller im DACH-Raum – damit dein Lager schneller, fehlerfreier und unabhängiger versendet.
Dein Lager. Schneller, fehlerfrei, automatisch.
Wir zeigen dir in 30 Minuten, wie beeShip mit deinem Shop, Billbee und deinen Paketdiensten zusammenspielt – an deinem eigenen Ablauf.
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