Zum Inhalt wechselnChargennummer: Bedeutung, Aufbau und lückenlose Rückverfolgung
Was ist eine Chargennummer, wie unterscheidet sie sich von Seriennummer und SKU, wann ist sie Pflicht und wie hilft sie dir im Rückruffall? Alles Wichtige kurz und praxisnah erklärt.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Chargennummer?
- Chargennummer vs. Seriennummer vs. SKU/EAN
- Wie funktioniert Chargenrückverfolgung?
- Warum ist die Chargennummer im Lager so wichtig?
- In welchen Branchen ist die Chargennummer Pflicht?
- Wie ist eine Chargennummer aufgebaut?
- Chargenverwaltung mit beeShip
- Rückruf: So gehst du Schritt für Schritt vor
- Häufige Fragen zur Chargennummer
Eine Chargennummer (auch Losnummer oder LOT) kennzeichnet eine Menge gleicher Produkte, die unter denselben Bedingungen hergestellt wurde. Sie macht sichtbar, aus welcher Produktion Ware stammt und an wen sie ging.
- Eine Chargennummer kennzeichnet eine Menge gleicher Produkte, die unter denselben Bedingungen hergestellt oder abgefüllt wurde.
- Sie macht Rückverfolgung möglich: Woher kam die Ware, und an wen ging sie? Im Rückruffall sparst du damit Zeit, Geld und Nerven.
- Für Lebensmittel, Kosmetik, Arzneimittel und Medizinprodukte gibt es EU-Vorgaben zur Kennzeichnung oder Rückverfolgbarkeit. Im Lager zählt vor allem, dass die Nummer beim Wareneingang und beim Versand sauber erfasst wird.
Ein Lieferant ruft an: Eine bestimmte Produktion seines Proteinpulvers ist verunreinigt. Jetzt willst du nur zwei Dinge wissen. Hast du davon etwas auf Lager? Und welche Kunden haben diese Ware schon bekommen? Die Antwort steht in der Chargennummer, wenn du sie vorher erfasst hast.
In diesem Lexikon-Eintrag erfährst du, was eine Chargennummer ist, wie sie sich von Seriennummer und SKU unterscheidet, wie sie aufgebaut sein kann und wann sie Pflicht ist. Außerdem bekommst du einen klaren Ablauf für den Rückruffall.
Was ist eine Chargennummer?
Eine Chargennummer ist eine Kennung für eine bestimmte Produktionsmenge. Alle Einheiten einer Charge wurden aus denselben Rohstoffen, auf derselben Anlage oder im selben Zeitraum hergestellt. Deshalb tragen sie dieselbe Nummer.
Die Nummer sagt also nicht „das ist genau diese eine Flasche“. Sie sagt: „Diese Flasche gehört zu dieser Produktion.“ Tritt bei einer Charge ein Problem auf, betrifft es mit hoher Wahrscheinlichkeit alle Einheiten mit derselben Nummer, aber nicht deinen gesamten Bestand.
Auf Verpackungen findest du die Chargennummer oft hinter Kürzeln wie LOT, L, Ch.-B. oder Batch. Meist steht sie in der Nähe des Mindesthaltbarkeitsdatums, auf dem Boden, am Deckel oder auf dem Umkarton.
Chargennummer vs. Seriennummer vs. SKU/EAN
Im Lager tauchen viele Nummern auf. Sie beantworten aber unterschiedliche Fragen. Die Übersicht hilft dir, sie auseinanderzuhalten:
| Merkmal | Chargennummer | Seriennummer | SKU / EAN |
|---|---|---|---|
| Was wird gekennzeichnet? | Eine Produktionsmenge (viele Einheiten) | Genau eine einzelne Einheit | Ein Artikel bzw. eine Variante |
| Gleiche Nummer für mehrere Stück? | Ja, für alle Einheiten der Charge | Nein, jede Nummer gibt es nur einmal | Ja, für jedes Stück dieses Artikels |
| Typische Frage | Aus welcher Produktion stammt die Ware? | Welches Gerät hat dieser Kunde? | Welches Produkt ist das? |
| Typische Branchen | Lebensmittel, Kosmetik, Pharma, Chemie | Elektronik, Maschinen, Medizintechnik | Alle |
| Wichtig für | Rückruf, Qualitätskontrolle, MHD | Garantie, Reparatur, Diebstahlschutz | Bestand, Bestellung, Artikelstamm |
Kurz gesagt: Die SKU sagt dir, was im Regal liegt. Die Chargennummer sagt dir, aus welcher Produktion es kommt. Die Seriennummer sagt dir, welches einzelne Stück es ist. Ein Artikel kann auch beides haben: eine Chargennummer für die Produktion und eine Seriennummer pro Gerät.
Wie funktioniert Chargenrückverfolgung?
Rückverfolgung heißt: Du kannst den Weg einer Charge durch die Lieferkette nachvollziehen. Dabei gibt es zwei Richtungen.
- Rückwärts (upstream): Du startest beim Produkt und fragst, woher es kam. Welcher Lieferant, welche Lieferung, welches Wareneingangsdatum?
- Vorwärts (downstream): Du startest bei der Charge und fragst, wohin sie ging. Welche Bestellungen, welche Kunden, welche Händler?
Für Händler ist meist das Prinzip „eine Stufe zurück, eine Stufe vor“ entscheidend. Du musst nicht die ganze Lieferkette kennen. Du musst aber wissen, von wem du die Ware hast und an wen du sie weitergegeben hast. Genau das verlangt das EU-Lebensmittelrecht von Lebensmittelunternehmern (mehr dazu weiter unten).
Damit das klappt, braucht es zwei Erfassungspunkte: beim Wareneingang und beim Versand. Fehlt einer davon, reißt die Kette.
Warum ist die Chargennummer im Lager so wichtig?
Die Chargennummer ist mehr als eine Pflichtangabe. Sie macht dein Lager im Ernstfall handlungsfähig und hilft dir auch im Alltag.
- Gezielte Rückrufe: Statt alle Bestellungen eines Artikels anzuschreiben, informierst du nur die Kunden, die die betroffene Charge bekommen haben.
- Weniger Ausschuss: Du sperrst nur die betroffene Charge. Der Rest des Bestands bleibt verkäuflich.
- Qualität im Blick: Häufen sich Reklamationen, siehst du schnell, ob sie zu einer bestimmten Charge gehören.
- MHD-Steuerung: Chargen haben oft ein eigenes Haltbarkeitsdatum. So kannst du die kürzer haltbare Ware zuerst verkaufen.
- Vertrauen: Händler, Marktplätze und Kunden erwarten, dass du bei Problemen schnell und präzise reagierst.
Gerade bei Ware, die sich langsamer dreht, lohnt sich der Blick auf Chargen und Haltbarkeit. Wie schnell dein Bestand sich erneuert, zeigt dir die Lagerumschlagshäufigkeit.
In welchen Branchen ist die Chargennummer Pflicht?
Ob und wie eine Charge gekennzeichnet werden muss, regeln je nach Produkt unterschiedliche Vorschriften. Die wichtigsten auf EU-Ebene:
- Lebensmittel – Rückverfolgbarkeit: Nach Art. 18 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 müssen Lebensmittelunternehmer feststellen können, von wem sie ein Lebensmittel bezogen und an welche Unternehmen sie es geliefert haben. Eine Chargennummer schreibt dieser Artikel nicht wörtlich vor. In der Praxis ist sie aber das übliche Mittel dafür.
- Lebensmittel – Loskennzeichnung: Die Richtlinie 2011/91/EU regelt die Angabe des Loses, zu dem ein Lebensmittel gehört. In Deutschland ist das in der Los-Kennzeichnungs-Verordnung umgesetzt. Es gibt Ausnahmen, etwa wenn das Mindesthaltbarkeitsdatum bestimmte Angaben enthält.
- Kosmetik: Die Kosmetik-Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 verlangt in Art. 19 auf dem Behältnis und der Verpackung unter anderem die Chargennummer oder eine Angabe, mit der sich das Produkt identifizieren lässt.
- Arzneimittel: Die Richtlinie 2001/83/EG nennt in Art. 54 die Chargennummer des Herstellers als Angabe auf der äußeren Umhüllung.
- Medizinprodukte: Die Medizinprodukte-Verordnung (EU) 2017/745 fordert auf der Kennzeichnung je nach Produkt die Los- bzw. Chargennummer oder die Seriennummer.
Auch ohne gesetzliche Pflicht arbeiten viele Händler mit Chargen, zum Beispiel bei Nahrungsergänzung, Tierfutter, Bastelfarben oder Babyprodukten. Oft verlangen es auch Marktplätze, Großhändler oder die eigenen Lieferanten.
Diese Übersicht ist eine allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung. Welche Pflichten für deine Produkte gelten, klärst du am besten mit deinem Hersteller, deinem Verband oder einer Fachanwältin bzw. einem Fachanwalt.
Wie ist eine Chargennummer aufgebaut?
Einen einheitlichen Pflichtaufbau gibt es nicht. Jeder Hersteller legt sein eigenes Schema fest. Häufig stecken in der Nummer Informationen wie Produktionsdatum, Werk, Linie oder Schicht.
Beispiel (frei erfunden, nur zur Veranschaulichung): 26-287-L2-03
| Teil | Bedeutung im Beispiel |
|---|---|
| 26 | Produktionsjahr 2026 |
| 287 | 287. Tag des Jahres (hier: 14. Oktober) |
| L2 | Produktionslinie 2 |
| 03 | Dritter Produktionslauf an diesem Tag |
Für Barcodes gibt es einen internationalen Standard. Bei GS1 steht der Application Identifier (10) für die Charge bzw. das Los. Er erlaubt bis zu 20 alphanumerische Zeichen. In einem GS1-128-Barcode oder GS1 DataMatrix steht die Charge dann oft neben der GTIN (AI 01) und dem Verfallsdatum (AI 17). Mehr zu den Standards findest du bei GS1 Germany.
Wichtig für dich als Händler: Du vergibst die Chargennummer in der Regel nicht selbst. Du übernimmst die Nummer des Herstellers. Wer selbst abfüllt oder produziert, legt ein eigenes Schema fest und dokumentiert es.
Wie werden Chargennummern vergeben und erfasst?
Hersteller vergeben die Nummer bei der Produktion und drucken sie auf Etikett, Verpackung oder Umkarton. Das passiert per Tintenstrahl, Laser oder Etikettendrucker. Häufig steht sie zusätzlich in einem Barcode.
Im Lager kommt es auf die Erfassung an. Drei Wege sind üblich:
- Abtippen: Funktioniert, ist aber langsam und fehleranfällig. Ein vertauschtes Zeichen reicht, und die Spur ist weg.
- Barcode scannen: Schnell und sicher, wenn die Charge im Barcode steckt. Ideal mit Handscanner oder Scanner-App.
- Aus vorhandenen Chargen wählen: Ist die Charge schon beim Wareneingang im System, muss dein Team sie beim Packen nur noch auswählen.
Technologien wie RFID oder Serialisierung gehen noch weiter. Für die meisten Onlinehändler reicht aber ein sauberer Scan beim Wareneingang und beim Packen.
Chargenverwaltung mit beeShip
In beeShip schaltest du die Chargenerfassung pro Artikel ein: im Menü „Artikel“ über den Schalter in der Spalte „Charge Scannen“. Ab dann fragt beeShip die Chargennummer automatisch ab. Chargennummern lassen sich sowohl bei der Einlagerung als auch beim Versand erfassen.
Am Packplatz scannt dein Team den Artikel. Es öffnet sich direkt ein Eingabefenster. Liegen schon Chargen dieses Artikels im Lager, wählt dein Team einfach die passende aus. Eine neue Charge wird gescannt oder eingetippt. Bei Bestellungen mit vielen chargenpflichtigen Artikeln öffnet der Befehl „Sendorder“ im Scan-Feld eine Übersicht, in der alle Chargen auf einmal erfasst werden.
- Billbee-Anbindung: Nach dem Versand überträgt beeShip die Chargennummern automatisch in den internen Kommentar des Auftrags in Billbee. Mit dem Platzhalter
{PrivateNote}erscheinen sie auf Lieferschein, Rechnung oder in E-Mails. - MHD-Verwaltung: Dort suchst du auch nach Chargennummer und siehst pro Artikel Lagerort, Menge, Charge und Ablaufdatum. Der CSV-Export enthält Chargennummern und Herstellungsdaten.
- FEFO und FIFO: In den Picklisten-Vorlagen legst du fest, ob zuerst die Ware mit dem kürzesten MHD (FEFO) oder dem ältesten Wareneingang (FIFO) gepickt wird. Abgelaufene Ware kann beeShip kennzeichnen oder gar nicht erst picken.
Wie das mit Billbee zusammenspielt, zeigen wir dir auf unseren Seiten zu Chargenverwaltung mit Billbee und MHD und Chargen mit Billbee.
Rückruf: So gehst du Schritt für Schritt vor
Ein Rückruf ist Stress. Ein klarer Ablauf hilft dir, ruhig zu bleiben. So kann er im Lager aussehen:
- Charge eindeutig klären: Lass dir vom Hersteller oder Lieferanten die betroffene Chargennummer, den Artikel und den Grund schriftlich geben.
- Bestand sperren: Suche die Charge im Lager und nimm sie sofort aus dem Verkauf. Lagere sie getrennt, zum Beispiel auf einem Sperrplatz.
- Ausgelieferte Ware finden: Ermittle alle Bestellungen, in denen diese Charge verschickt wurde. Hier zahlt sich die Erfassung beim Versand aus.
- Kunden informieren: Schreibe gezielt nur die betroffenen Kunden an. Erkläre kurz, was los ist und was sie tun sollen.
- Behörden und Partner einbinden: Prüfe, ob du Behörden, Marktplätze oder Händler informieren musst. Bei Lebensmitteln gibt es dafür klare Meldewege.
- Dokumentieren: Halte fest, wann du was getan hast, welche Mengen gesperrt, zurückgeholt oder vernichtet wurden.
Erfasse die Charge nicht nur beim Wareneingang. Wenn du beim Versand nicht weißt, welche Charge in welches Paket ging, musst du im Rückruffall alle Kunden des Artikels anschreiben. Das kostet Zeit und Vertrauen.
Häufige Fragen zur Chargennummer
Ist die Chargennummer Pflicht?
Für viele Produktgruppen ja, etwa für Kosmetik, Arzneimittel und Medizinprodukte. Bei Lebensmitteln regeln die Loskennzeichnung und die Pflicht zur Rückverfolgbarkeit das Thema, mit einigen Ausnahmen. Für andere Produkte gibt es oft keine allgemeine Pflicht, Kunden oder Marktplätze verlangen sie aber trotzdem. Prüfe im Zweifel die Vorgaben für deine Produkte.
Was bedeutet LOT auf Produkten?
LOT ist die englische Bezeichnung für Los oder Charge. Die Zeichen dahinter sind die Chargennummer. Im Lebensmittelbereich steht oft auch nur ein „L“ vor der Nummer.
Wo finde ich die Chargennummer?
Meist auf der Verpackung, oft neben dem Mindesthaltbarkeitsdatum. Typische Stellen sind Boden, Deckel, Rückseite oder der Umkarton. Bei Medikamenten steht sie häufig mit „Ch.-B.“ auf der Faltschachtel.
Was ist der Unterschied zwischen Chargennummer und Seriennummer?
Eine Chargennummer gilt für viele Einheiten aus derselben Produktion. Eine Seriennummer gibt es nur einmal, sie kennzeichnet genau ein einzelnes Stück. Chargen sind typisch für Verbrauchsgüter, Seriennummern für Geräte.
Gibt es einen Standard für Chargennummern?
Für den Aufbau der Nummer selbst nicht, den legt der Hersteller fest. Für Barcodes gibt es den GS1-Standard: Der Application Identifier (10) steht für Charge bzw. Los und erlaubt bis zu 20 alphanumerische Zeichen.
Was ist der Unterschied zwischen FIFO und FEFO bei Chargen?
FIFO heißt: Die Ware, die zuerst eingelagert wurde, geht zuerst raus. FEFO heißt: Die Ware mit dem frühesten Ablaufdatum geht zuerst raus. Bei Produkten mit MHD ist FEFO meist die bessere Wahl, weil Chargen nicht immer in der Reihenfolge ihrer Haltbarkeit ankommen.
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