Bestellvorschlag: Was er ist und wie du ihn richtig nutzt

Am Ende dieses Leitfadens weißt du, wie ein Bestellvorschlag entsteht, welche Größen hineinspielen und wie du ihn so einsetzt, dass du weder in Lieferengpässe noch in volle Regale läufst.

Kennst du das? Montagmorgen, der Shop läuft, und plötzlich ist der Bestseller auf „nicht verfügbar“. Kein Nachschub da, Lieferzeit beim Großhändler zwei Wochen. Auf der anderen Seite stehen Artikel, die seit Monaten keiner kauft und Kapital binden. Genau hier setzt ein Bestellvorschlag an: Er soll dir rechtzeitig zeigen, was du nachbestellen musst – bevor es knapp wird.

Wer täglich mit Lagern arbeitet, weiß: Bestellen nach Bauchgefühl funktioniert eine Weile, dann kippt es. Ein sauber aufgebauter Bestellvorschlag ersetzt dieses Bauchgefühl durch Zahlen und macht aus „ich glaube, wir brauchen mehr“ zum Beispiel ein „wir brauchen 240 Stück, Lieferzeit 9 Tage, Bestand reicht noch 6 Tage“.

01Was ist ein Bestellvorschlag genau?

Ein Bestellvorschlag ist eine Empfehlung, welche Artikel in welcher Menge nachbestellt werden sollten. Er kann aus einer einfachen Liste bestehen oder aus einer automatisch berechneten Tabelle mit Artikel, Bestand, Bedarf und Vorschlagsmenge. Wichtig: Der Vorschlag ist keine Bestellung. Er ist ein Vorschlag, den du prüfst und freigibst.

In der Praxis entsteht ein Bestellvorschlag aus dem Zusammenspiel mehrerer Kennzahlen. Die wichtigste Grundlage ist der Meldebestand. Dazu kommen die Absatzreichweite, der verfügbare Bestand und die bereits offenen Bestellungen beim Lieferanten. Wer diese vier Größen im Griff hat, hat auch den Vorschlag im Griff.

Und wer den Vorschlag nicht nur als Liste, sondern als Prozess versteht, landet schnell bei der Bedarfsermittlung. Beides hängt zusammen: Die Bedarfsermittlung liefert die Zahlen, der Bestellvorschlag macht daraus eine Handlungsempfehlung.

02Schritt 1: Stammdaten auf Vordermann bringen

Bevor irgendein Vorschlag sinnvoll rechnen kann, brauchst du gepflegte Stammdaten. Dazu gehören Lieferzeit, Mindestbestellmenge, Verpackungseinheit und – falls relevant – Staffelpreise. Klingt banal, ist aber ein sehr häufiger Grund, warum Bestellvorschläge in der Praxis danebenliegen.

Typischer Stolperstein: Die Lieferzeit im System steht auf 3 Tage, tatsächlich dauert es 10. Der Vorschlag meldet dann viel zu spät. Oder die Verpackungseinheit ist 12, im System steht aber 1 – dann bestellst du 7 Stück und bekommst 84.

03Schritt 2: Meldebestand richtig festlegen

Der Meldebestand ist der Bestand, bei dem du nachbestellen musst, damit die Ware rechtzeitig ankommt. Er ergibt sich grob aus durchschnittlichem Tagesabsatz multipliziert mit der Lieferzeit – plus einem Sicherheitspuffer.

Nehmen wir ein Beispiel: Ein Artikel verkauft sich im Schnitt 20-mal pro Tag, die Lieferzeit beträgt 9 Tage. Dann brauchst du in der Lieferzeit 180 Stück. Kommt ein Sicherheitspuffer von 3 Tagen dazu, liegt der Meldebestand bei 240 Stück. Sinkt der Bestand darunter, taucht der Artikel im Bestellvorschlag auf.

Der Puffer ist Geschmackssache und hängt von der Schwankung ab. Bei Saisonartikeln oder Aktionsware darf er größer sein. Bei ruhigen Artikeln reicht ein kleiner Puffer.

04Schritt 3: Reichweite berechnen – wie lange reicht der Bestand?

Die Reichweite sagt dir, wie viele Tage der aktuelle Bestand beim durchschnittlichen Absatz noch reicht. Sie ist die zweite wichtige Kennzahl im Bestellvorschlag. Formel: verfügbarer Bestand geteilt durch durchschnittlichen Tagesabsatz.

Die Kunst liegt im „durchschnittlich“. Nimmst du die letzten 7 Tage, reagiert der Vorschlag schnell, aber auch nervös – ein einzelner Aktionstag verzerrt alles. Nimmst du 90 Tage, ist es ruhiger, aber du reagierst träge auf Trends. Ein mittlerer Zeitraum, etwa 30 Tage, ist oft ein guter Startwert.

Wichtig: Reichweite ist nicht gleich Bestellvorschlag. Ein Artikel kann eine Reichweite von 2 Tagen haben, aber bereits eine offene Bestellung beim Lieferanten. Reicht diese Bestellung aus, ist der Vorschlag null – sonst bestellst du doppelt.

05Schritt 4: Offene Bestellungen und Wareneingänge einrechnen

Hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Ein Bestellvorschlag, der offene Bestellungen ignoriert, führt zu Überbeständen. Du musst also wissen: Was ist schon beim Lieferanten bestellt, aber noch nicht da?

In einem sauberen Prozess hast du für jede Bestellung einen Status: Entwurf, bestellt, teilweise erhalten, vollständig erhalten, storniert. Nur die Status „bestellt“ und „teilweise erhalten“ zählen für den Bestellvorschlag als unterwegs.

Wenn du hier mit Shop-Systemen wie Shopware arbeitest, lohnt ein Blick auf die Lieferantenbestellungen in Shopware – dort siehst du, wie Bestellungen und Wareneingänge zusammenspielen.

06Schritt 5: Bestellmenge bestimmen

Jetzt wird gerechnet. Die Bestellmenge soll den Bedarf bis zur nächsten Lieferung decken – nicht mehr, nicht weniger. Eine einfache Formel: Bedarf während Lieferzeit plus Puffer minus verfügbarer Bestand minus offene Bestellungen.

Dann kommen die Lieferanten-Regeln dazu: Mindestbestellmenge, Verpackungseinheit, Staffelpreise. Der rechnerische Vorschlag von 7 Stück wird bei Verpackungseinheit 12 eben zu 12. Das ist kein Fehler, sondern eine Anpassung an die Realität.

Und dann ist da noch die Frage: Wie oft bestellst du überhaupt? Wer jeden Tag bestellt, hat kleine Mengen und hohe Versandkosten. Wer einmal pro Woche bestellt, hat größere Mengen und mehr Kapitalbindung. Der Bestellvorschlag hilft dir, hier eine Linie zu finden.

07Schritt 6: Freigeben und bestellen

Der Bestellvorschlag ist fertig – jetzt kommt der wichtigste Teil: Du prüfst ihn. Automatische Vorschläge sind gut, blind bestellen ist schlecht. Schau drüber: Gibt es Aktionen, Sonderbestellungen, Lieferantenwechsel? Muss ein Artikel manuell hoch- oder runtergesetzt werden?

Danach wandelst du den Vorschlag in eine Bestellung um und schickst sie an den Lieferanten. Idealerweise direkt aus dem System, mit Bestellnummer, Datum und Status. So weißt du jederzeit, was unterwegs ist – und der nächste Bestellvorschlag rechnet korrekt.

08So setzt du das mit einer Lagerverwaltung wie beeShip um

Ein Bestellvorschlag rechnet nur dann richtig, wenn offene Bestellungen und Wareneingänge sauber im System stehen. Genau hier hilft eine Lagerverwaltung wie beeShip: Im Lieferanten-Modul pflegst du deine Lieferanten, legst Lieferantenbestellungen mit Menge, Einkaufspreis und erwartetem Lieferdatum an und siehst in der Bestellübersicht, was offen ist. Bestellungen durchlaufen die Status Entwurf, Bestellt, Teilweise erhalten, Vollständig erhalten und Storniert.

Beim Wareneingang erfasst dein Team die tatsächlich gelieferte Menge, Abweichungen werden dokumentiert und der Lagerbestand wird direkt aktualisiert. Zwei Fortschrittsbalken zeigen, wie viel angekommen und wie viel schon eingelagert ist. So hast du die Daten, die du für Meldebestand, Reichweite und offene Mengen brauchst, an einem Ort – und der Bestellvorschlag wird zur Routine statt zur Kopfarbeit.

09Häufige Stolpersteine

• Veraltete Lieferzeiten: Der Vorschlag kommt zu spät, weil die Stammdaten nicht gepflegt sind.
• Offene Bestellungen ignoriert: Doppelbestellungen und Überbestand sind die Folge.
• Falscher Absatzzeitraum: 7 Tage machen nervös, 90 Tage machen träge. Finde deinen Mittelweg.
• Verpackungseinheiten vergessen: Der Vorschlag sagt 7, der Lieferant liefert nur in 12er-Kartons.
• Blind bestellen: Ein Vorschlag ist eine Empfehlung. Ohne Prüfung wird er gefährlich.
• Saison und Aktionen nicht berücksichtigt: Der Vorschlag rechnet mit dem Durchschnitt – nicht mit dem Peak.

10Häufige Fragen zum Bestellvorschlag

Team beeShip

Wir bauen Lagersoftware für Onlinehändler und Fulfiller im DACH-Raum – damit dein Lager schneller, fehlerfreier und unabhängiger versendet.