Fehlmengenkosten: Was dir fehlende Ware wirklich kostet

Mit dieser Formel schätzt du deine Fehlmengenkosten – und erkennst, ob sich mehr Sicherheitsbestand lohnt – oder ob du dir mit zu knappen Beständen selbst ins Knie schießt. Denn Lagerkosten sieht jeder im Controlling. Fehlmengenkosten sieht nur, wer bewusst hinschaut.

Kennen wir alle: Freitagnachmittag, der Bestseller ist plötzlich auf null, im Shop steht „nicht verfügbar“. Der Kunde bestellt woanders. Was das kostet, taucht in keiner Standardauswertung auf – es fehlt ja einfach der Umsatz. Genau deshalb lohnt es sich, Fehlmengenkosten einmal sauber zu rechnen. Nicht auf den Cent, aber in der richtigen Größenordnung.

01Welche Arten von Fehlmengenkosten gibt es?

Fehlmengenkosten sind selten ein einzelner Posten. Sie bestehen meist aus mehreren Bausteinen, die unterschiedlich wehtun:

• Entgangener Gewinn (Deckungsbeitrag): Der Verkauf findet nicht statt – Marge fehlt sofort und endgültig.
• Eilbestellungen: Expressversand, Sonderfracht, Mindermengenzuschläge. Du zahlst drauf, um den Kunden zu retten.
• Konventionalstrafen / Vertragsstrafen: Bei B2B-Lieferverträgen oder SLA mit Fulfillern kann eine verspätete Lieferung vertraglich sanktioniert sein. Ob und in welcher Höhe, regelt der jeweilige Vertrag.
• Umschichtung / Teillieferung: Du splittest eine Bestellung, versendest zweimal, zahlst doppeltes Porto.
• Kundenverlust: Oft der teuerste Posten – und der, der am schwersten zu beziffern ist. Ein Kunde, der zweimal leer ausgeht, kommt oft nicht wieder.
• Interne Kosten: Support-Tickets, Rückfragen, manuelle Korrekturen an Bestellungen.

Diese Bausteine sind der Grund, warum Fehlmengenkosten oft höher liegen als der reine entgangene Umsatz. Und warum die Abwägung gegen Lagerkosten fast nie ein Nullsummenspiel ist.

02Durchgerechnetes Beispiel: ein Bestseller fällt aus

Nehmen wir einen Onlinehändler mit einem Produkt, das 40 € Verkaufspreis hat und 16 € Deckungsbeitrag pro Stück abwirft (also 24 € Einstandskosten inkl. anteiliger Kosten). Über zwei Wochen fehlen 60 Stück.

Das sind 1.340 € für einen einzigen Artikel in zwei Wochen. Hochgerechnet auf mehrere Ausfälle pro Quartal relativiert sich die Frage „Lohnt sich mehr Sicherheitsbestand?“ ganz schnell.

03Zweite Variante: B2B mit Vertragsstrafe

Anders sieht es aus, wenn du an Wiederverkäufer lieferst oder mit einem Fulfillment-Dienstleister ein SLA hast. Nehmen wir denselben Artikel, aber diesmal 200 Stück Fehlmenge bei einem B2B-Kunden mit Liefervertrag:

Der eigentliche Knackpunkt: Vertragsstrafen sind nicht überall gleich. Ob sie wirksam sind, hängt vom Vertrag ab. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung – bei konkreten Klauseln holst du dir besser juristischen Rat.

04Wie interpretierst du das Ergebnis?

Fehlmengenkosten sind kein Selbstzweck. Sie sind dein Gegengewicht zu den Lagerkosten. Die ehrliche Frage lautet nicht „Sind 1.340 € viel?“, sondern: Was kostet es, diesen Ausfall zu verhindern?

Rechne gegen:

• Wie viel zusätzlicher Sicherheitsbestand wäre nötig gewesen?
• Was kostet dieser Bestand an Lagerhaltung, Kapitalbindung, Abschreibung?
• Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Fehlmenge wieder auftritt?

Wenn 60 Stück mehr Sicherheitsbestand dich im Quartal z. B. 300 € Lagerkosten kosten und du damit einen Ausfall von 1.340 € verhinderst, ist die Entscheidung klar. Wenn der Artikel ein Ladenhüter ist, dreht sich das Bild. Fehlmengenkosten sind also kein Grund, panisch alles auf Vorrat zu kaufen – sie sind ein Argument, gezielt dort zu puffern, wo es weh tut.

05Typische Rechenfehler

Wir sehen in der Praxis immer wieder dieselben Stolpersteine:

1. Umsatz statt Deckungsbeitrag ansetzen. Fällt der Verkauf aus, sparst du den Wareneinsatz – verloren ist nur die Marge.
2. Nur den Direktverkauf zählen. Folgeaufträge, Cross-Selling, Wiederkäufe bleiben unsichtbar.
3. Eilbestellungen vergessen. Die tauchen später im Einkauf auf, nicht im Vertrieb.
4. Kundenverlust mit null ansetzen. „Der kommt schon wieder“ ist eine Annahme, keine Zahl. Setz lieber einen konservativen Wert an.
5. Fehlmenge mit Out-of-Stock-Tagen verwechseln. Eine Fehlmenge ist eine Menge, kein Zeitraum. Zur Abgrenzung lohnt ein Blick auf Out-of-Stock.
6. Nur den Bestseller betrachten. Auch Nischenartikel haben Stammkunden, die genau deshalb kommen.

06So setzt du das mit einer Lagerverwaltung wie beeShip um

Fehlmengen entstehen selten, weil niemand hingeschaut hat – sondern weil die Daten nicht zusammenlaufen. In beeShip laufen Lieferantenbestellungen und Wareneingänge in einem Modul zusammen: Bestellungen haben klare Status (Entwurf, Bestellt, Teilweise erhalten, Vollständig erhalten, Storniert), und im Wareneingangs-Protokoll siehst du zwei Fortschrittsbalken – einen für „erhalten vs. bestellt“ und einen für „eingelagert vs. erhalten“. So fällt auf, wenn eine Lieferung nur teilweise kommt. Über die Billbee-Anbindung werden Bestände bei Wareneingang automatisch aktualisiert, mit Audit-Trail für die Nachverfolgung. Und am Lagerplatz erfasst du auf Wunsch Chargen und MHD direkt beim Einlagern.

07Fehlmengenkosten vs. Lagerkosten: die ehrliche Abwägung

Mehr Bestand heißt mehr Lagerkosten. Weniger Bestand heißt mehr Fehlmengenkosten. Dazwischen liegt kein perfekter Punkt, sondern ein Korridor, den du je Produkt anders ziehst. A-Klasse-Artikel mit stabiler Nachfrage: eher großzügig puffern. Langsamdreher mit hohem Verderbsrisiko: eher knapp halten.

Und ganz wichtig: Fehlmengenkosten sind keine exakte Größe. Sie sind eine begründete Schätzung, mit der du bessere Entscheidungen triffst. Wer sie einmal sauber aufsetzt, diskutiert danach nicht mehr über Bauchgefühl, sondern über Zahlen.

08Häufige Fragen zu Fehlmengenkosten

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Team beeShip

Wir bauen Lagersoftware für Onlinehändler und Fulfiller im DACH-Raum – damit dein Lager schneller, fehlerfreier und unabhängiger versendet.