Warensendung: Was sie ist und wann sie sich lohnt

Die Warensendung ist das Briefprodukt der Deutschen Post für kleine, flache Waren: ein Taschenbuch, eine Handyhülle, ein Ersatzteil, ein Paar Socken. Sie landet in der Regel direkt im Briefkasten deiner Kundin, du kannst sie mit Briefmarke oder Internetmarke frankieren und brauchst keinen Vertrag.

Am Packtisch stellt sich trotzdem jeden Tag dieselbe Frage: Reicht die Warensendung für diesen Artikel, oder muss es doch ein DHL Kleinpaket oder ein Paket sein? Die Antwort hängt an drei Dingen: Höhe und Gewicht der Sendung, ob du eine Sendungsverfolgung brauchst und wie wertvoll der Inhalt ist. In diesem Beitrag bekommst du die offiziellen Eckdaten, einen Vergleich der drei Produkte und Tipps, wie du im Shop-Alltag die richtige Wahl triffst.

01Was ist eine Warensendung?

Die Warensendung ist ein nationales Versandprodukt der Deutschen Post für Waren ohne briefliche Mitteilung. Weil sie so flach ist, landet sie meist direkt im Briefkasten.

Vielleicht kennst du sie noch unter ihrem alten Namen. Bis zum 30. Juni 2024 hieß das Produkt „Bücher- und Warensendung“ und wurde mit „BüWa“ gekennzeichnet. Seit dem 1. Juli 2024 heißt es schlicht „Warensendung“. Laut Deutscher Post hat sich durch die Umbenennung am erlaubten Inhalt nichts geändert. Zum 1. Oktober 2024 wurden außerdem die bisherigen Varianten bis 500 g und bis 1.000 g zu einem einzigen Produkt zusammengelegt.

Nicht verwechseln solltest du die Warensendung mit der früheren Warenpost National. Die gibt es tatsächlich nicht mehr: Sie wurde zum 1. Januar 2025 eingestellt und durch das DHL Kleinpaket ersetzt. Die Warensendung selbst ist davon nicht betroffen.

02Maße, Gewicht und Zustellung der Warensendung

Die Deutsche Post nennt auf ihrer Produktseite zur Warensendung folgende Eckdaten:

• Länge: 10 bis 35,3 cm
• Breite: 7 bis 25 cm
• Höhe: bis 5 cm
• Gewicht: bis 1.000 g; mit einem zusätzlich gebuchten Gewichtszuschlag bis 2.000 g. Der Zuschlag ist nur zusammen mit dem Basisprodukt buchbar.
• Gebiet: nur innerhalb Deutschlands. Für Waren ins Ausland verweist die Post auf eigene internationale Produkte wie Warenpost International.
• Regellaufzeit: laut Produktseite 4 Werktage.

Zugestellt wird normalerweise über den Briefkasten. Passt die Sendung nicht hinein, wird sie wie ein Paket beim Nachbarn abgegeben oder in der Filiale hinterlegt. Deine Kundin bekommt dann eine Benachrichtigungskarte. Ist sie für die Packstation registriert, kannst du die Warensendung auch dorthin adressieren.

Bei den Zusatzleistungen ist die Warensendung sehr schlank: Kombinierbar ist laut Post nur Premiumadress. Einschreiben oder Nachnahme gehen nicht. Eine Sendungsverfolgung oder eine Haftung nennt die Produktseite für die Warensendung nicht. Plane also so, als gäbe es beides nicht.

03Was darf in eine Warensendung – und was nicht?

Erlaubt sind laut Deutscher Post Warenproben, Muster und Gegenstände aller Art, die ihrer Natur nach als Ware anzusehen sind. Die Post nennt dafür Beispiele wie Bücher, Ersatzteile, Kleinelektronik, Handyzubehör, Datenträger, Textilien und Haushaltswaren.

Wichtig sind diese Regeln:

• Keine brieflichen Mitteilungen. Ein persönlicher Brief gehört nicht in die Warensendung. Wenn du handgeschriebene Grußkarten beilegen willst, kläre vorher mit der Post, ob das noch als warenbegleitend gilt, oder lass sie bei der Warensendung weg.
• Rechnung und Lieferschein sind erlaubt. Eine Rechnung, ein Lieferschein und andere warenbegleitende Unterlagen dürfen beiliegen.
• Kontrolle möglich. Du darfst die Warensendung verschlossen einliefern. Die Post darf sie aber öffnen und den Inhalt prüfen, um die Tarifbedingungen zu kontrollieren.
• Gefahrgut nur nach den Regeln der Post. Bestimmte Gefahrgutklassen sind vom Versand ausgeschlossen, für andere gelten besondere Vorgaben. Was für Briefprodukte gilt, steht auf der Gefahrgut-Seite der Deutschen Post. Verschickst du Akkus, Parfüm oder Sprays, prüfe das vor dem ersten Versand.

Für die Einlieferung brauchst du keine Einlieferungsliste. Du kannst die Warensendung in einen Briefkasten werfen oder in einer Filiale abgeben. Über der Empfängeranschrift muss der Vermerk „Warensendung“ stehen. Frankieren kannst du mit allen Frankierungsarten der Post, Briefmarken eingeschlossen.

04Warensendung, DHL Kleinpaket oder Paket: der Vergleich

Für die meisten Shops kommen bei kleinen Artikeln drei Produkte infrage. Die Tabelle zeigt, was die offiziellen Unterlagen von Deutscher Post und DHL jeweils nennen. Preise lassen wir bewusst weg, weil sie sich ändern und beim Kleinpaket vom Vertrag abhängen.

Quellen: Produktseite Warensendung, DHL Kleinpaket und die Leistungsbeschreibung DHL Paket. Die Bedingungen für DHL Paket hängen vom Produkt und vom Vertrag ab.

05Wann sich die Warensendung lohnt

Die Warensendung spielt ihre Stärken bei flachen, robusten und eher günstigen Artikeln aus. Typische Fälle sind:

• Bücher, Hefte, Kalender, die gut verpackt unter 5 cm bleiben.
• Kleinteile und Zubehör wie Ersatzteile, Kabel, Handyhüllen oder Aufnäher.
• Textilien, die sich flach falten lassen, zum Beispiel Socken oder Tücher.
• Muster und Warenproben an Geschäftskunden.

Ein großer Vorteil: Du brauchst keinen Vertrag und keine Datenübermittlung an DHL. Gerade wenn du erst startest oder nur gelegentlich kleine Artikel verschickst, ist das bequem. Mit der Internetmarke druckst du das Porto selbst.

Weniger passend ist die Warensendung, wenn dein Kunde wissen will, wo seine Bestellung gerade ist, oder wenn der Warenwert so hoch ist, dass ein Verlust wehtut. Weil die Produktseite weder Tracking noch Haftung nennt, kannst du bei einer verlorenen Sendung kaum nachweisen, was passiert ist. Plane bei solchen Artikeln lieber ein Produkt mit Sendungsverfolgung ein.

06Wann DHL Kleinpaket oder Paket die bessere Wahl sind

Das DHL Kleinpaket ist für Geschäftskunden gedacht, die viele kleine Waren verschicken. Es darf bis 8 cm hoch sein, also deutlich dicker als eine Warensendung. Es bietet laut DHL eine Sendungsverfolgung, eine dokumentierte Zustellung, eine Sendungsankündigung per E-Mail (wenn du DHL die E-Mail-Adresse übermitteln darfst) sowie Ablageort und Wunschnachbar. Die Haftung ist auf 20 Euro Warenwert pro Sendung begrenzt. Voraussetzung sind ein Vertrag mit DHL und die elektronische Übermittlung der Sendungsdaten.

Das DHL Paket brauchst du, sobald Gewicht oder Maße über die kleinen Formate hinausgehen oder der Warenwert eine höhere Haftung rechtfertigt. Laut Leistungsbeschreibung haftet DHL für Verlust und Beschädigung bis 500 Euro und bietet Sendungsverfolgung. Für noch höhere Warenwerte gibt es zusätzliche Versicherungsleistungen; die Details findest du bei DHL.

Eine praktische Folge für deinen Versand: Die Grenze zwischen den Produkten liegt oft nur bei wenigen Zentimetern oder Gramm. Ein Artikel, der in der Warensendung mit 5 cm knapp nicht durchgeht, passt vielleicht ins Kleinpaket mit 8 cm. Wiegt er dagegen 1.200 g, scheidet das Kleinpaket aus, und die Warensendung geht nur mit Gewichtszuschlag.

07Praxistipps für den Versand per Warensendung

• Verpackung zuerst messen. Entscheidend sind die Maße der fertig gepackten Sendung, nicht die des Artikels. Eine gepolsterte Versandtasche kann schnell über 5 cm kommen.
• Waage an den Packtisch. Wiege jede Sendung. Bei knapp 1.000 g entscheidet der Karton darüber, ob du den Gewichtszuschlag brauchst.
• Vermerk nicht vergessen. „Warensendung“ gehört über die Empfängeranschrift. Bei selbst gedrucktem Porto prüfst du einmal, ob dein Etikettenlayout das abbildet.
• Beilagen prüfen. Rechnung und Lieferschein ja, persönliche Briefe nein.
• Artikel im Shop kennzeichnen. Hinterlege bei jedem Artikel Gewicht und Verpackungshöhe. Dann kann dein Team oder deine Software schon bei der Bestellung erkennen, ob die Warensendung passt.
• Kunden ehrlich informieren. Wenn du ohne Tracking verschickst, schreib das in die Versandbedingungen. Das spart Rückfragen, wenn eine Bestellung mal länger braucht.

Wenn du den Versand ohnehin schon gut organisiert hast, lohnt ein Blick auf deine Kommissionierung: Wer weiß, welche Artikel zusammen in eine Sendung gehen, kann auch früher entscheiden, welches Versandprodukt passt.

08So setzt du das mit einer Lagerverwaltung wie beeShip um

Mit der Deutsche Post-Integration von beeShip druckst du Internetmarken direkt aus der Lagerverwaltung. Die Integration nutzt dein Portokasse-Konto und ist laut Handbuch für Briefversand, Warensendungen sowie kleine Päckchen national und international gedacht. Du hinterlegst deine Absenderadresse einmal und aktivierst nur die Portoprodukte, die du wirklich nutzt. So bleibt die Auswahl am Packtisch übersichtlich. Mehrere Konfigurationen, zum Beispiel pro Lager oder Marke, sind möglich, und für viele Sendungen auf einmal gibt es den Bulk-Etikettendruck. Die Integration befindet sich aktuell im finalen Rollout; ist sie in deinem Account noch als „Demnächst“ markiert, schaltet der Support sie frei. Pakete laufen parallel über die DHL-Integration, und wie das am Packtisch zusammenspielt, zeigt Pick, Pack & Ship.

09Häufige Fragen zur Warensendung

Team beeShip

Wir bauen Lagersoftware für Onlinehändler und Fulfiller im DACH-Raum – damit dein Lager schneller, fehlerfreier und unabhängiger versendet.